Vender más y mejor

Las relaciones con los clientes son la columna vertebral de cualquier negocio, por lo que resulta imprescindible dotar a los comerciales de herramientas que les ayuden a saber qué pueden necesitar y cómo satisfacerles. Ahí es donde adquieren un papel fundamental las soluciones de autoventa y preventa, que multiplican las oportunidades de negocio.

Hasta hace no demasiado tiempo era una estampa habitual ver a los comerciales y repartidores de muchas empresas con sus inseparables libros de pedidos. Pero esa imagen ha quedado para el recuerdo, pues la mayoría ya toma nota de las peticiones de sus clientes en la pantalla táctil de una PDA o en la memoria de un pequeño ordenador de mano. Después, y utilizando alguna de las tecnologías de comunicaciones más extendidas, la notificación del encargo es enviada al instante a los ordenadores y servidores de los almacenes de la firma para poder prepararlo y entregarlo sin demoras.

Las ventajas que obtienen las sociedades con este sistema son evidentes, como el proporcionar una respuesta rápida al cliente, disponer de información crítica en tiempo real, un menor número de errores en la trascripción de la información o el ahorro de costes derivados de un empleo óptimo del tiempo por parte de los trabajadores, que pueden dedicarse a tareas más productivas que la de transferir manualmente información del papel al ordenador. Todo ello se sintetiza en un único beneficio: optimización de la gestión de la empresa. Solo hay que pensar, por ejemplo, en un comercial que visita a un cliente y que, encontrándose todavía a su lado, envía al instante su encargo a las oficinas centrales de la compañía para iniciar cuanto antes la tramitación del mismo.

Gracias a la tecnología, se consigue transmitir a los clientes que se está trabajando con una empresa capaz de ofrecer un servicio rápido y de calidad, de ahí el boom que están experimentando las soluciones y los dispositivos basados en software de preventa y autoventa.

Una ayuda notable
En entornos tan competitivos como los actuales, y más cuando la crisis aprieta, las respuestas rápidas, la adaptación, la inmediatez y la eficacia se demandan sin límite de espacio ni tiempo. Lo importante es satisfacer las exigencias del cliente donde sea e inmediatamente, por lo que la movilidad, el estar conectado en todo momento, se ha convertido en un requisito imprescindible en el desarrollo de cualquier solución de gestión, pues la información carece de valor si no se tiene cuando realmente se necesita.

La movilidad es un nuevo escalón que extiende la oficina hacia el exterior y optimiza el entorno de trabajo y la actividad comercial. Los clientes y el mercado están en continuo movimiento y hallarse fuera del despacho no debe ser una excusa para no ofrecer un servicio de calidad. En este contexto es donde resulta imprescindible contar con soluciones de autoventa y preventa eficaces a la vez que sencillas. “Se trata de respuestas de planificación de visitas y recorridos de los vendedores para captar pedidos, con entrega inmediata (autoventa) o posterior (preventa)”, explica Alejandro Czarnecki, consultor de ToolsGroup. De esta forma, deben ser capaces de planificar la actividad de los comerciales analizando factores tan importantes como la frecuencia de visita asignada a cada punto de venta; los recursos de los que se dispone (vehículos, conductores y almacenes); la información sobre los clientes (horarios y ubicación geográfica) así como otros criterios.

Hilando más fino, se podría decir que una aplicación de autoventa y/o preventa debe permitir organizar las visitas de cada vendedor atendiendo a los objetivos de la empresa, decidiendo a qué clientes ha de visitar cada día y cuándo debe hacerlo. Oscar Pierre, presidente y consejero delegado de CDC Software Ibérica, añade que esta automatización de la fuerza de ventas “ha de integrarse e interconectarse con el sistema ERP que cada compañía tenga instalado, lo que permitirá reaprovechar gran parte de la lógica de negocio diseñada”.

Necesidad empresarial
Muchas firmas ya han detectado la urgencia de optimizar sus procesos comerciales de autoventa y preventa. La creciente complejidad del mercado, especialmente en el área de distribución, está obligando a mejorar la manera de llegar a los consumidores y el servicio que se les brinda, y la mejor vía es modernizar los sistemas de autoventa tradicionales con metodologías más orientadas a la preventa.

En los puntos de venta con grandes rotaciones o con una gama de productos muy amplia no tiene sentido el sistema tradicional de furgones de autoventa que hasta hace poco hacían la mayor parte del trabajo: desde tomar el pedido hasta colocarlo en los lineales, incluyendo su traslado. Este sistema obligaba a llevar todas las referencias en el camión, con la posibilidad de que faltasen productos o sobrara mercancía, ya que era el propio comercial quien realizaba la previsión de cantidades. Por contra, los preventistas acuden a los establecimientos y recogen los pedidos para entregarlos en un plazo determinado, respondiendo mejor a las necesidades del punto de venta. Adolfo Fernández, director comercial de Euclides Información, señala que “desde una PDA, un tablet PC o incluso un portátil, el software de autoventa/preventa facilita tanto a la fuerza de ventas como al servicio técnico de campo la información precisa para llevar una administración eficiente de su trabajo diario”.

Además de capturar los pedidos y vender en función del stock disponible, una solución de este tipo debe gestionar los cobros, registrar un histórico de consumos, controlar las devoluciones y tener localizados en todo momento a los comerciales, entre otras funcionalidades.

Hardware adecuado
Para obtener el máximo rendimiento de un software de estas características, no cabe duda de que es primordial contar con una infraestructura tecnológica basada en terminales móviles que garanticen comunicaciones fiables y en tiempo real, de modo que cualquier vendedor pueda recibir datos y enviar la información de los pedidos al sistema central siempre que se requiera.

Paulino Moreno, director de Producción de Informática 68, asevera que “un buen software debe integrarse a la perfección con terminales portátiles de mano (PDA, pocket PC, smartphones, etc) y con prestaciones de comunicaciones y conectividad móvil (bluetooth, USB, GPRS/UMTS y localización GPS). Las impresoras portátiles y los lectores de códigos de barras e identificación por radiofrecuencia (RFID) son otros dispositivos de hardware necesarios para la aplicación práctica de dichas soluciones”.

El incremento de trabajadores fuera de la oficina es una tendencia que no se detiene. Un software de preventa/autoventa es la herramienta más potente que se puede proporcionar a una fuerza de ventas, pues los comerciales tienen a su disposición toda la información sobre consumos, referencias, promociones, tarifas e incluso fotografías de los productos. Además, no han de esperar al final del día para transmitir al almacén los encargos, por lo que se puede acelerar su preparación. Y es que el acceso en tiempo real a la información resulta fundamental para reducir drásticamente los periodos de inactividad, resolver incidencias con eficacia y aprovechar nuevas oportunidades de negocio.

Moreno, de Informática 68, comenta que “cuando una empresa solicita un software de este tipo, su objetivo es agilizar el suministro de pedidos y las entregas para establecimientos con productos de alta rotación, con lo que se mejora el servicio y se fideliza al cliente”. Por su parte, Alejandro Czarnecki, de ToolsGroup, agrega que “resulta muy difícil organizar las visitas de los profesionales de forma eficiente sin una herramienta que permita tener en cuenta todas las variables que intervienen y que sea capaz de determinar tiempos y distancias reales”. Así, las compañías logran reducir sus elevados costes de distribución y mejoran los niveles de servicio, además de enfocar toda la atención de los comerciales exclusivamente a la venta.

Beneficios tangibles
Indudablemente, los comerciales son los mayores beneficiados de estas soluciones. Al planificar la empresa su actividad de manera lógica y eficiente, no tienen que pensar en cómo visitar, sino en cómo vender. Eso sí, el presidente de CDC Software matiza que “aunque el equipo de ventas son los usuarios directos, toda la organización obtiene ventajas al existir una integración absoluta y fiable con el sistema central, por lo que cualquier miembro de la misma gana en la calidad de la información que maneja, evita errores y, sobre todo, mejora la rapidez de respuesta”. Adolfo Fernández, de Euclides Información, apostilla: “Desde luego son los representantes comerciales y los técnicos quienes optimizan mejor su trabajo al contar con información operativa en tiempo real y, a su vez, al transmitir datos de campo y actualizados a los sistemas centrales, reducen los plazos administrativos y de desplazamiento”.

Eso sí, los directores comerciales también ven facilitada al máximo sus labores, ya que un software de autoventa/preventa les ayuda a establecer las políticas de precios y márgenes a seguir, definir los objetivos, controlar riesgos y gastos e incluso simular diversos escenarios.

En suma, que el aumento de la productividad es el principal beneficio obtenido con una plataforma de estas características, ya que elimina muchas cometidos manuales y trabajos administrativos tediosos. El vendedor necesita menos tiempo para hacer sus tareas, por lo que puede dedicar mayores recursos en el punto de venta para conseguir más espacio en el mismo o promocionar mejor los productos. Asimismo, al disponer en su terminal de la información sobre las ventas, hace sus propias previsiones y calcula las tendencias de la demanda, con lo que la producción se planifica y orienta mejor a los requerimientos reales del mercado.

Para saber más:

¿Qué se logra automatizando las ventas?

• Una gestión del trabajo más sencilla, tanto de las ofertas y pedidos como de las zonas de ventas, las promociones de productos o los contratos.
• Mejor comprensión de los clientes para adaptarse a sus necesidades y poder ofrecerles ofertas que se ajusten a sus demandas.
• Optimización de los ciclos asociados a la gestión de la cadena de suministro, al automatizar en un mismo proceso la captura de pedidos, la planificación de producción, los mecanismos de aprovisionamiento y las operaciones logísticas.
• Integración de la red comercial móvil, reduciendo los plazos de entrega a los clientes e incrementando la calidad de la información que se maneja.
• Reducción del ciclo de ventas, con mayores tasas de éxito, y la apertura de nuevas oportunidades de negocio al mejorar la cualificación comercial.
• Análisis exhaustivo y fiable de las ventas para poder preverlas, calcular la actividad y el rendimiento del negocio, efectuar un seguimiento de las mismas e identificar tendencias, problemas y oportunidades.

Cinco soluciones mejoran las relaciones comerciales

• Ross Customer Portal Offline Edition

La cualidad principal de esta aplicación es la introducción de pedidos sin necesidad de conexión. Basada en pantallas muy intuitivas, el proceso guía al comercial de forma que sea sencillo y rápido, minimizando los errores. Una vez que finaliza dicho proceso, el pedido queda almacenado en el dispositivo hasta que el personal de backoffice lo valide, pudiendo ser consultado a través de dicho portal por cualquier miembro de la organización autorizado.
Fabricante: CDC Software Ibérica.

• EMS Portal CRM
Este sistema aporta soluciones efectivas para la gestión móvil de la fuerza de ventas, tanto para actividades de preventa como de distribución o reposición. Es posible enlazarlo con una aplicación ERP o CRM para disponer de manera centralizada y coordinada, en tiempo real, de toda aquella información relevante en una operación comercial. Entre otras funciones, permite gestionar y planificar contactos y campañas o acceder y actualizar catálogos de productos y clientes, stocks, pedidos y facturas.
Fabricante: Euclides Información.

• Izaro Movilidad
Software para gestionar pedidos, procesos de autoventa, facturas, albaranes, liquidaciones y cobros en movilidad. También realiza un control de stocks, lotes y caducidades, imprime documentos en dispositivos portátiles, captura los datos desde el sistema de gestión y registra todas las operaciones efectuadas a diario. Es capaz de planificar rutas y archivar históricos de los clientes, además de facilitar búsquedas de datos y definir tarifas de precios.
Fabricante: Grupo Informática 68.

• Microsoft CRM Mobile Express
Esta solución proporciona la potencia del software CRM de Microsoft a los empleados móviles con sencillez. Los equipos de ventas trabajan con información actualizada al instante, independientemente de si están viajando, en reuniones con clientes o atendiendo llamadas de servicio. Otorga a los usuarios la posibilidad de ver, crear y modificar datos en cualquier dispositivo ligero con capacidad de Internet. Es fácil de configurar y administrar y soporta varios idiomas.
Fabricante: Microsoft.

• UPS LT Territory Planner
Esta aplicación incluye una herramienta de geocodificación automática; planifica las rutas con más visitas y menos kilómetros; crea múltiples escenarios para seleccionar el que mejor se ajusta a los objetivos de la empresa; analiza toda la operativa logística y de transporte; se integra con cualquier sistema de gestión ERP y recoge informaciones tales como frecuencias de visita a cada cliente, conductores y vehículos disponibles; capacidad de transporte; duración de las rutas; instrucciones de entrega y otras.
Fabricante: ToolsGroup.

Productos frescos a tiempo
Transportes García Villalobos forma parte de una red logística que se extiende por todo el territorio nacional, por lo que necesita disponer de un servicio de atención al cliente capaz de ofrecer soluciones personalizadas. Además, los procesos de venta son especialmente complejos al ser una empresa especializada en transporte de mercancías perecederas que requiere mantener la cadena de frío. El equipo de Consultores de CRM i/o .net, como socio experto en soluciones Microsoft Dynamics CRM, diseñó una aplicación gracias a la cual la compañía de transportes dispone de una plataforma CRM robusta, intuitiva, escalable y accesible desde Internet, perfectamente integrada con el resto de sistemas de su organización. Ahora, cualquier tipo de incidencia se redirecciona de modo automático a quien corresponda y los ciclos de ventas se han optimizado y rentabilizado, al transformar datos inconexos en información clave.

Respuestas rápidas a los pedidos
Zorelor es una empresa del sector químico que precisaba optimizar su estructura de ventas y distribución. Para ello, sus responsables contactaron con Euclides Información, que dio respuesta a sus necesidades poniendo en marcha un nuevo sistema basado en el ERP Microsoft Dynamics NAV, que actúa como centralizador de los procesos de gestión y de la totalidad de la información de la compañía. El complemento perfecto es el software Portal Client Mobile, que da soporte a la actividad de los comerciales de Zorelor que están fuera de la oficina con sus terminales móviles.