Un software de gestión de mantenimiento que da resultados

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Para conocer la disponibilidad y el estado de todos sus activos, una compañía debe incorporar un software informático de gestión de mantenimiento. Las nuevas tecnologías han mejorado estos programas hasta hacer de ellos medios muy rentables con el fin de incrementar a medio y largo plazo las cifras de negocio de la empresa.

La Gestión de Mantenimiento Asistida por Ordenador (GMAO) engloba todos aquellos procesos dirigidos a gestionar a través de un programa informático y de forma eficiente el buen estado de los activos de la empresa, incluyendo desde el propio edificio a la maquinaria y las existencias. Al integrar todos estos datos de un modo centralizado, se facilita el acceso a la información por parte del equipo de trabajo, así como la protección del conocimiento ante pérdidas de personal clave. Esta labor está adquiriendo particular preponderancia en el seno de las empresas, en especial en las de gran envergadura. Si antes se consideraba una cuestión de segundo orden, un gasto no necesario para la marcha de la compañía, los nuevos modelos de gestión que surgen en el mercado están cambiando esa perspectiva.

Ahora, muchas firmas no sólo la contemplan como algo prioritario, sino que encuentran en ella una manera más de asegurar éxitos y rentabilidades económicas a medio-largo plazo. La renovación que experimenta este tipo de software pasa irremediablemente por un aprovechamiento de las nuevas tecnologías, que dejan atrás los métodos arcaicos de mantenimiento, que adolecían de falta de organización. Este inconveniente causaba numerosas pérdidas de tiempo y de dinero.

Principales prestaciones
Poseer un programa de software de gestión de mantenimiento en los ordenadores de una empresa permite disponer de un repositorio centralizado y organizado de toda la información disponible acerca de los equipos e instalaciones a los que se debe realizar una tarea de seguimiento. “Y, sobre todo, facilita analizar la información ordenadamente, mejorando así los procesos de mantenimiento y ayudando a la toma de decisiones tácticas y estratégicas”, afirma Jaume Gelada, gerente de Advantur Technologies, consultoría especializada en el desarrollo de software de logística, mantenimiento y transporte.

Una vez que se cuenta con los datos sobre activos y operaciones, es posible programar de forma ordenada todas las acciones que hay que ejecutar: registros de órdenes de trabajo, imputación de horas de personal, recambios, análisis de costes, etc.

La primera función que debe desarrollar esta aplicación es el control de activos. Para ello, el software elabora una ficha técnica que contiene toda la información precisa para desempeñar una determinada labor. En esta ficha se incluyen la totalidad de los datos de los equipos e instalaciones en los que hay que llevar a cabo un proceso de mantenimiento. Para poder ordenarlos optimizando la facilidad de acceso a ellos, el registro debe tener una estructura arborescente sin limitaciones de amplitud y profundidad para hacer las agrupaciones de activos necesarias. Aquí pueden incluirse también los datos acerca de los repuestos que existen en los almacenes, y en caso de tener ya implementado un software para la gestión de los mismos, hacer que ambos se conecten de algún modo. “Es utilísimo contar con un buen módulo de gestión de almacenes de recambios y compras que consienta ver la información detallada de stocks, el histórico de movimientos, así como controlar los recambios por referencias”, indica Jaume Gelada.

Luego, el gestor de órdenes debe registrar la información exhaustiva que llega sobre las operaciones efectuadas. Resulta primordial que un software de esta clase tenga contabilizadas las horas del personal, los recambios utilizados, las facturas externas o las operaciones realizadas, para así saber con qué recursos cuenta en cada momento. Es especialmente importante esta circunstancia cuando la empresa se tenga que enfrentar a algún tipo de avería: si se ocasiona, el sistema debe aplicar una serie de medidas correctoras con la mayor rapidez posible. De hecho, la diferencia de calidad entre un sistema de gestión de mantenimiento u otro radica, en gran parte, en su capacidad de seguimiento y control de las averías.

Por último, es fundamental disponer también de un sistema de reporting potente capaz de obtener los informes claves que permitan conocer en todo momento el estado de los activos.

Solucionar averías

Es importante tener un sistema de reporting capaz de obtener los informes claves.

Es importante tener un sistema de reporting capaz de obtener los informes claves.

A la hora de aplicar un software de esta clase, hay tres escalas a las que el cliente puede acceder. La primera de ellas es el mantenimiento de tipo correctivo o curativo: el más tradicional de los tres y que en la actualidad tienen la inmensa mayoría de las empresas de tamaño grande y mediano-grande. El proceso de funcionamiento es el siguiente: se detecta la avería por parte del operario y éste lo comunica a sus superiores que pasan, posteriormente, a actuar sobre el problema. Su principal inconveniente es la ausencia de medidas que puedan adelantarse a la dificultad, tan sólo se interviene una vez que se ha producido.

El segundo tipo de mantenimiento es el preventivo, que también tiene una gran presencia en las compañías. Su actuación consiste en la realización de una serie de acciones sobre los activos tomando como base una frecuencia preestablecida (kilómetros recorridos, tiempo en funcionamiento, etc.). Esta frecuencia puede venir fijada por el histórico que se haya dado de los activos o por recomendaciones explícitas de los mismos fabricantes de los productos del activo. La ventaja que presenta respecto al correctivo es que las averías suelen evitarse antes de que ocurran. Su principal defecto, por otro lado, es el alto precio que implica puesto que, al regirse por un calendario fijo, pueden darse en muchos casos sustituciones de materiales mucho antes de que estos hayan llegado al final de su vida útil. Además, este sistema impide conocer a veces de manera adecuada cuál es la durabilidad y el estado real de los activos.

Estos dos métodos vienen acompañados en algunas firmas de gran magnitud por el último de los tipos de software de mantenimiento: el predictivo, que se basa en una serie de parámetros que detectan fallos, los analizar y corrigen previamente a que tengan lugar. Los datos que señalan la urgencia de acometer acciones de mejora provienen de informes de fallos que se originan con una mayor periodicidad de la que normal, consintiendo a posteriori que la empresa cambie sus plazos de mantenimiento para impedir que se deterioren de modo imprevisto.

Información básica

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Cuando ocurre una incidencia, ya sea de carácter correctivo, preventivo o predictivo, se expide una orden de trabajo: un documento que incluye la información elemental acerca de la máquina. Debe valorar una serie de aspectos: la naturaleza del gasto (si se trata de una mejora o de cambio en el activo), la procedencia de la causa y el destino donde repercutirá. A su vez, se le asocian aquellos elementos necesarios para la ejecución: personal, repuestos a utilizar, tiempo dedicado o medidas de seguridad empleadas. Contempla, además, distintos estatus para las órdenes de trabajo: en curso, en espera de mano de obra, en espera de repuestos, urgente, normal, en espera por parada técnica, etc.

El empleo de los sistemas GMAO ayudan en el desarrollo de su trabajo a miembros de varios departamentos de la empresa. “Va dirigido en particular a los departamentos de mantenimiento, pero también puede ser utilizado por otras secciones. La de calidad, por ejemplo, que puede así efectuar la gestión del cumplimiento de las normativas vigentes acerca de mantenimiento de activos. También puede resultar útil para los departamentos financieros y de compras ya que les agiliza la tarea de registro del estado de los activos a la hora de recibir peticiones de compra, proveyéndose de información que les permita valorar la productividad y el coste de los equipamientos”, expone Santiago García, director de marketing de Genial Soft, firma dedicada a la consultoría de gestión de almacenes inteligentes.

Su alta funcionalidad ha ayudado a que este mercado se encuentre en un continuo proceso de escalada tecnológica. Los avances que se han desarrollado en los últimos años están orientados, por un lado, a extender el sistema a la web a través de intranets e Internet, con el objetivo de ampliar el sistema a colaboradores, subcontratas y usuarios de las instalaciones y, por otro, a favorecer la movilidad gracias a dispositivos como PDA o smartphones. “La utilización de las redes de telefonía móvil 3G y de las nuevas generaciones de dispositivos para construir soluciones de movilidad establecerán una comunicación en tiempo real y una captura de datos a través de métodos alternativos como imágenes, códigos de barra, radiofrecuencia, etc.”, avanza Gelada.

Sistemas GPS
Además, algunas empresas como la propia Advantur Technologies aplica también tecnologías basadas en sistemas de información geográfica como la captura de posición de los activos a través de sistemas GPS. A medida que se vayan implementando estos sistemas con innovaciones tecnológicas, se abrirá en el mercado una nueva situación que facilitará a más compañías acceder a programas informáticos de gestión de mantenimiento. “El futuro pasa inexorablemente por una implantación de estos software en firmas de menor dimensión que estén interesadas en controlar y supervisar sus instalaciones a fin de ahorrar costes y prevenir averías. Pronto, las empresas pequeñas y medianas con un equipo de mantenimiento limitado comprenderán que uno de estos programas les permite suplantar la falta de personal dedicado a través de un uso más racional de los servicios”, finaliza García.

Tipos de GMAO en el mercado
A la hora de hacerse con los servicios de un Software de Gestión de Mantenimiento, puede optarse por varios modelos distintos en función del tamaño de la empresa. Para aquellas que tengan pequeños equipos de mantenimiento en los que apenas se dispone de tiempo para las tareas administrativas, existen los programas de nivel básico, con un coste relativamente bajo. En estos casos, el propio usuario es quien suele adquirir la licencia de uso para instalar con posterioridad el sistema y ponerlo en funcionamiento.

En un segundo nivel se encuentran los GMAO (Gestión de Mantenimiento Asistida por Ordenador) de grado medio, que incorporan programas capaces de cubrir la mayoría de las exigencias de una empresa mediana y grande. El coste es más alto, ya que a la hora de implantarlo es precisa la ayuda de un servicio de consultoría especializada que proporcione el fabricante del software. Estos son quizá los más extendidos debido a la buena relación que guardan entre funcionalidad, complejidad y coste.

Nivel alto
Por último, dirigido a empresas de grandes dimensiones, se halla el software de nivel alto. Los programas que incluye son muy complejos y el elevado coste que tienen les permite cubrir todas las necesidades de una compañía de ámbito global. Y es que sus protocolos administrativos son también de gran tamaño, con una oferta de nivel internacional.

Un sector maduro
En España el mercado del software de mantenimiento está más o menos maduro. Cuenta ya con seis fabricantes nacionales así como con unos pocos distribuidores que importan programas diseñados por compañías extranjeras. Y pese a que, por lo general, son las empresas de más de 100 trabajadores las que se plantean incorporarlo, algunas firmas de menor envergadura pueden también requerirlo en función de sus necesidades y del tipo de maquinaria que posean.

Una tendencia que sí existe en el mercado español es la de externalizar el control de software. Este proceso consiste en contratar trabajadores a tiempo completo pertenecientes a una empresa exterior que fabrique programas de mantenimiento, si bien siempre suele estar presente en el equipo de trabajo algún empleado interno.

Cuándo externalizar
La decisión de delegar en esta tarea se somete, básicamente, a dos indicadores. En primer lugar, al propio tamaño de la compañía: a mayor dimensión, más opciones de llevar a cabo una externalización. Puesto que la complejidad del software registra varios niveles, el número de empleados encargados de controlarlo variará en función de ello, pudiendo ir de siete a 1.000 en casos de firmas con una gran red internacional. En segundo lugar, depende también del tipo de maquinaria con el que se trabaja: si es más especializada, se dan menos posibilidades de delegar en trabajadores ajenos a la empresa.