Un día con… Sistemas de Fletes Españoles

Transportar una carga de una empresa española a Holanda desde China sin pasar por España. Llevar una mercancía a cualquier punto del mundo en barco o en avión con una precisión absoluta. Sistemas de Fletes Españoles coordina cada día este tipo de operaciones en su central de Valencia. Logismarket visita sus instalaciones para mostrar su trabajo diario.

Sistemas de Fletes Españoles es una empresa transitaria ubicada en Valencia que no fabrica ni vende ningún tipo de producto físico aunque resulta vital para empresas que sí lo hacen. Lo que ofrece a sus clientes es servicio, ya que se ocupa de efectuar todas las gestiones administrativas y logísticas necesarias para el transporte de mercancías, especialmente en puertos y aeropuertos.

La compañía se dedica a tramitar envíos internacionales por avión o barco, si bien para poder llevar a cabo esta tarea, también debe utilizar como complemento el transporte terrestre a nivel nacional –tanto vehículos de carretera como el ferrocarril–, lo que les permite recoger mercancías en cualquier punto del país.

Las diferentes gestiones logísticas que realiza Sistemas de Fletes están apoyadas por otros agentes del sector que les ayudan a tejer su extensa red mundial: almacenes logísticos, líneas navieras o consignatarias, agentes aduaneros o transportistas, entre otros muchos. “Cada uno tiene su papel y nosotros, la empresa transitaria, nos ocupamos de ofrecer al cliente una coordinación de servicios que los aglutina a todos. Se podría decir que somos la agencia de viajes de las mercancías”, afirma Agustín Iglesias Villanueva, director de la empresa en España.

9.00: Primeros contactos
Comienza la actividad en las oficinas administrativas ubicadas en Valencia en las que diariamente trabaja una plantilla fija formada por veinte trabajadores. El trabajo de una empresa transitaria no es rutinario, cada día es completamente diferente al resto e intervienen distintos actores en función de las necesidades del cliente y de cada momento.

En estas instalaciones se encuentran los departamentos de Tráfico, Administración, Dirección y Comercial. Desde ellos se coordinan el resto de operativas, tanto aquellas relacionadas con los servicios propios que ofrecen como las que se subcontratan a otras empresas. A primera hora de la mañana comienzan a llegar los avisos de los clientes que quieren solicitar el transporte de una carga. La mayoría de ellos son pymes que no suelen tener un departamento propio de logística, por lo que lo habitual es que contraten el servicio en todas sus fases, incluidos la aduana, la gestión de la documentación, el seguimiento de la carga, etc.

Un cliente, por poner un ejemplo práctico, ha podido solicitar la posibilidad de transportar una carga de muebles y manejarla en un contenedor de 40 pies (una de las medidas estándar) desde el puerto de Valencia hasta el de Estambul. La empresa puede darle servicio desde cualquier punto de España, por lo que acepta su petición y le localiza el mejor servicio y precio posibles.

11.00: Gestionar la carga
A esta hora el cliente ya ha recibido el presupuesto y si lo ha aceptado, Sistemas de Fletes busca un hueco para su contenedor en el primer barco con salida al puerto de destino. Cuando se efectúa la reserva en firme, el cliente les informa de la hora y el día en el que tendrá preparada su mercancía para que ellos le lleven el contenedor vacío hasta sus instalaciones para llenarlo con la carga oportuna. Aunque en este caso se trata de un producto terminado como son los muebles (también trabajan con otros como alimentos, textil, libros…), la compañía opera asimismo con materias primas, piezas para fabricar coches, materiales de construcción, etc.

Una vez que el cliente ha llenado el contenedor, se realiza la reserva del camión y de la línea naviera para retirarlo y trasladarlo al día siguiente hasta la terminal portuaria que corresponda para embarcar en el barco contratado. En el puerto de Valencia la compañía no solo coordina las operaciones que se hacen allí sino también las del resto de puertos de España. Para puertos extranjeros utiliza un sistema diferente, el cross trade, es decir, coordina embarques entre puntos terceros. “Por ejemplo, llevamos una carga desde un puerto chino a otro holandés sin que la mercancía tenga que pasar por el puerto de Valencia”, comenta Agustín Iglesias.

En todo momento resulta muy importante tener en cuenta las normativas y las reglas de cada puerto porque éstas pueden hacer que varíe el tiempo que dura este proceso. Por ejemplo, hay puertos en los que es imprescindible que la mercancía esté en la terminal 72 horas antes de la salida del buque.

12.00: Trámites aduaneros
Cuando el contenedor ya se encuentra en la terminal la jornada siguiente, Sistemas de Fletes recibe la documentación precisa por parte del exportador y procede a gestionar el despacho aduanero presentando toda la documentación en la aduana. Este proceso lo efectúa de manera informática vía EDI (intercambio de datos electrónicos) con conexión directa con la aduana, lo que le permite reducir el tiempo de la operación, así como sus costes.

Allí, la autoridad correspondiente revisa, autoriza y firma un documento en el que se da el visto bueno para que esa mercancía sea exportada sin ningún tipo de problema. En caso de que resulte exigible la solicitud de contingentes o licencias, la compañía también se ocupa de su tramitación. Igualmente, ofrece otro tipo de servicios de valor añadido como asesoramiento al nuevo exportador e incluso al nuevo importador. Por ejemplo, el cliente les solicita información sobre el país del que quiere importar o al que quiere exportar en materia de aduanas, impuestos, movimientos, dificultades de cobro, deficiencias que pueda tener el país, etc. El usuario también puede disponer de seguros para todas las mercancías, servicio de almacenaje y de reparto, entre otros.

16.00: Seguimiento
Si no ha habido ningún tipo de incidencia, la aduana da el visto bueno al envío. Es entonces cuando se pasa esta información a la línea naviera, que cargará el contenedor en el primer barco que tenga disponible para transportarlo a su destino.

Cuando la carga sale del puerto, la naviera entrega un documento (BL) a Sistemas de Fletes en el que se confirma que esa mercancía ya ha embarcado y que lo ha hecho siguiendo todas las indicaciones. Este documento se envía también al cliente para que tenga constancia de que se está cumpliendo lo que ha contratado. Sistemas de Fletes hace un seguimiento del tiempo de tránsito de la mercancía hasta que llega a destinación, unos diez días aproximadamente, si se trata, como en el ejemplo mencionado, del puerto de Estambul.

En el caso de que el cliente solo haya contratado el servicio hasta el puerto de llegada, aquí finaliza el trabajo del transitario, sin embargo, si solicita la entrega final de la carga en el almacén del importador, la compañía gestiona el mismo proceso de la exportación pero al revés. Para ello cuenta con una extensa red de oficinas que les apoyan en todo el mundo, tanto en origen como en destino.

18.00: Consolidación
Cada día el departamento comercial de la compañía se esfuerza por mejorar sus tres actividades básicas que son mantener la cartera de clientes de la empresa, la búsqueda de nuevos usuarios y la formación de su personal. Según Agustín Iglesias, esta última es esencial porque “es indispensable que los comerciales que trabajen con nosotros estén muy preparados porque no van a vender nada físico, sino que venderán un servicio que deben conocer a la perfección”. Así, estos comerciales deben tener conocimientos de transporte marítimo, aéreo y multimodal; de importación y exportación; de aduanas; de idiomas…

Otro de los departamentos con gran peso en la empresa es el de marketing, ya que son los encargados de desarrollar las ofertas para poder ganar ventas. Además, dedican tiempo a emprender diferentes esfuerzos en I+D como elaborar comparativas con la competencia, estudios de los clientes para conocerlos mejor, análisis del mercado e incluso de la estructura bancaria de la firma. “Son aspectos vitales para nosotros porque pensamos que en ellos puede radicar el éxito o el fracaso de una compañía”, asevera Agustín Iglesias.

Para saber más:

Agustín Iglesias, director en España de Sistemas de Fletes Españoles: “Este año esperamos crecer un 25%

¿Qué balance hace del ejercicio pasado?
Bastante positivo. Dentro de un 2007 difícil en el panorama económico, especialmente viendo lo que iba a ser el 2008; la verdad es que hemos tenido un buen año de trabajo. Hemos aumentado tanto el volumen de carga de la empresa como el número de clientes que forma nuestra cartera.

¿Cuáles son las expectativas que se han planteado para este año?
Nuestro principal objetivo es crecer un 25%. Estamos incrementando no solo las infraestructuras de la compañía sino también la plantilla, por tanto, creo que podremos conseguir este objetivo sin problemas. Además, para lograrlo seguiremos nuestras tres claves: disponibilidad, pasión y ambición.

¿Cree que el sector logístico debe tomar algún tipo de medida para afrontar la crisis?
El sector logístico se verá afectado como todos los demás. Sin embargo, en años anteriores, ha habido una crisis en la exportación, que provocó que aumentara la importación. Las empresas del sector que han sabido adaptarse a este nuevo panorama no se han visto afectadas. En mi opinión, para afrontar la crisis, una empresa logística no debe centralizar su actividad sino globalizarla. Hay que ser capaz de ofrecer cualquier tipo de movimiento a los clientes.

La apuesta mexicana
Sistemas de Fletes Españoles, perteneciente al grupo Vitransgroup, ofrece sus servicios como empresa transitaria desde 1979. Está especializa en envíos internacionales que se realizan al continente americano y a Extremo Oriente. Además de su sede española, cuenta con oficinas propias en México y actualmente ya tienen tres delegaciones ubicadas en puntos clave del país.

Las mercancías que llegan por el Atlántico desembarcan en los puertos de Veracruz o Altamira y las que se reciben por la costa oeste del continente americano se dirigen al puerto de Manzanillo. A nivel comercial se trabaja en México D.F., ya que al ser la capital del país cuenta con una actividad mercantil extraordinaria.

También están presentes en Shanghai, Hong Kong, Miami, Brasilia, Bogotá, Santiago de Chile y Buenos Aires, entre otros puntos. Su gran entramado logístico está compuesto por un 25% de oficinas o delegaciones propias y un 75% de agencias colaboradoras, presentes en todo el mundo.