Soluciones a los problemas más habituales que se producen en el almacén

En el día a día del almacén surgen, inevitablemente, problemas. Saber reconocerlos, pero, sobre todo, saber cómo resolverlos es básico para el perfecto funcionamiento de la instalación.La mayor parte de los mercados europeos se encuentran actualmente en una etapa de madurez, tanto por el elevado desarrollo de la competencia como por el alto grado de conocimiento del producto y de exigencia de sus clientes. Las empresas que actúan en estos mercados se ven por ello obligadas a buscar ventajas competitivas en todos los eslabones de la cadena de suministro para sobrevivir. Es en este contexto donde el almacén, como uno de los últimos eslabones de la cadena, se convierte en una pieza estratégica para la competitividad empresarial.

En efecto, en los últimos tiempos asistimos a un cambio sustancial de mentalidad en la gestión de almacenes. Se ha pasado de la época dominada por el principio de “cuanto más grande, mejor”, donde las empresas disponían de instalaciones con capacidad suficiente para el funcionamiento de toda la cadena de suministro, argumentando que los elevados gastos de inventario se verían compensados por las ventas, a un tiempo en el que un exceso de mercancía en la instalación supone una pérdida de recursos económicos, físicos y humanos que limitan el crecimiento y la competitividad de la organización. Por todo ello, las compañías dedican hoy en día un gran empeño a la implantación de tecnologías y procesos que optimicen el espacio y los recursos disponibles en la planta.

Pese a los esfuerzos, el almacén sigue generando una serie de problemas que dificultan la actividad diaria. A los factores coyunturales, se unen, en el día a día, las peculiaridades propias de la mercancía que se gestiona, así como las complicaciones derivadas de los procesos que se desarrollan en el almacén.

Limitaciones constructivas
El objetivo que se plantea a continuación es analizar dichos factores para determinar la dirección en la que se debe trabajar para mejorar las prestaciones de una instalación de almacenaje.

El primer foco destacable de contratiempos lo constituyen las limitaciones edificativas derivadas del diseño del almacén. La construcción de un nuevo recinto implica un proceso previo de diseño que, teniendo en cuenta las características de la carga, el volumen de flujos previstos y los procesos internos, ayude a determinar la organización, el espacio y los mecanismos de almacenaje idóneos para la actividad.

No cabe duda de que un estudio riguroso evitará en el futuro innumerables problemas. Sin embargo, en muchos casos, el almacén es la herencia de la mentalidad inicial comentada anteriormente en la que se construyeron naves enfocadas a proporcionar gran capacidad de almacenaje sin tener en cuenta los criterios logísticos esenciales para el desempeño de las operaciones.

De nada sirve poseer una gran cantidad de mercancía almacenada, si se es incapaz de gestionarla con la rapidez y eficacia que exige el mercado. De esta forma, resulta habitual encontrar naves con gran capacidad de almacenaje pero con playas y espacios de maniobra tan reducidos que imposibilitan el correcto flujo de materiales. Este problema se agrava si se incorporan obstáculos constructivos en los recorridos internos tales como pilares situados en zonas de paso, losas de calidad deficiente, que provocan irregularidades en el piso, rampas y muelles de acceso estrechos y en número insuficiente, etc. El resultado es un almacén con procesos de entrada y salida lentos, que alarga los plazos de entrega a los clientes.

Nuevo modelo de negocio
Por otro lado, la “gran capacidad de almacenaje” pensada en el momento de la construcción, pasa a ser relativa si nos fijamos en el siguiente obstáculo al que se enfrenta el almacén: la evolución del modelo de negocio inicial para el que fue diseñado. No cabe duda de que en los últimos tiempos la globalización de los mercados ha transformado los modelos implantados en Europa. Muchas firmas con una estructura tradicionalmente productiva han pasado a ser, en pocos años, distribuidores de artículos adquiridos en mercados con condiciones productivas infinitamente más ventajosas que las locales. Esta situación obliga a las empresas a producir donde es más barato y a vender donde resulte más rentable hacerlo, sin importar las distancias, lo que implica mayor necesidad de capacidad, principalmente por dos motivos.

El primero es que se trabaja con proveedores más lejanos, con mayores plazos de entrega, lo que obliga a comprar lotes más grandes para cubrir la demanda durante el periodo de aprovisionamiento.

En segundo término, se diversifican las actividades multiplicándose el número de referencias que hay que gestionar, lo que conlleva un mayor error de previsión de demanda, que se incrementa al tratarse de artículos en los que se tiene menor experiencia. Dicho error se cubre con mayores stocks de seguridad.

Todo esto se traduce en un aumento del stock medio necesario para la gestión diaria y por consiguiente en un mayor grado de saturación del almacén.

Dificultades diarias
En este entorno problemático surgen una serie de dificultades operativas ligadas a la actividad diaria, como veremos a continuación.

La propia apología de la mercancía que hay que almacenar es fuente de innumerables dolores de cabeza para sus gestores. De ahí que características tales como los diferentes volúmenes y pesos a tratar, la apilabilidad, las fechas de caducidad, las cuarentenas, la incompatibilidad de ciertos materiales y las normas de seguridad ligadas a características especiales de ciertos materiales generen dificultades operativas si no se toman las medidas apropiadas para gestionarlas.

La solución pasa por la creación de una base datos que registre e informe de todas estas singularidades. No es habitual que las empresas dispongan de un registro de datos logísticos de cada uno de sus artículos, aun así, y pese a la carga de trabajo que ello pueda suponer en un principio, una buena calidad en los datos es sinónimo de éxito empresarial. De esta forma, un maestro de artículos que incorpore datos logísticos fiables y actualizados se revelará como una fuente de competitividad cuando llegue la hora de invertir en equipamientos y sistemas de almacenaje.

Si a este maestro se añaden criterios de rotación y de evolución histórica de las ventas, se estará facilitando la solución al que tal vez sea el problema más grave al que se enfrentan diariamente los almacenes: la generación de obsoletos y acumulación de artículos de baja rotación, que impiden la correcta gestión de las referencias más rentables.

Buscar la rotación
En los mercados actuales, la máxima rotación de los productos es el factor que genera rentabilidad, ya que los márgenes con los que se opera son cada vez más reducidos. Con un adecuado sistema de gestión, que permita contabilizar y controlar cada artículo en particular cuando llega o sale del almacén, se obtendrá una imagen precisa de todo lo que hay en la instalación. Si se analizan los movimientos, el almacén puede convertirse en la fuente de información que posibilite a los departamentos de aprovisionamiento y compras hacer una gestión mas eficiente que evite la acumulación de obsoletos y productos de baja rotación.

Del mismo modo, un sistema de gestión que mejore la comunicación con el departamento de marketing de la sociedad permitiría concertar las políticas de actuación consiguiendo eliminar excedentes de stock por medio de promociones, o mejorar las condiciones de almacenaje, proponiendo modificaciones en los embalajes y adaptándolos a las condiciones de almacenamiento y transporte existentes.

La interacción del almacén con otros departamentos de la compañía es por tanto vital para la eliminación de los escollos más comunes. Siguiendo esta línea, cabe pensar que llevando la interacción fuera de las puertas de la empresa, es decir, a proveedores, distribuidores y clientes se obtendrá una gestión más eficiente. Ciertamente, integrando el almacén en la cadena de suministro mediante sistemas de gestión que permitan una visión total del flujo de materiales en toda la cadena, se resolverán problemas tan habituales hoy en día como la heterogeneidad de las unidades de carga manipuladas, el etiquetado de las referencias o la necesidad de volver a envasar o encajar ciertos productos. Estas tareas las harán proveedores tanto internos como externos, que dispondrán de la información necesaria para efectuarlas correctamente.

Ahorro de costes
La integración supondrá ahorros de costes globales, que deberán repartirse entre proveedor y cliente para que el proceso prospere. Es fundamental que la comunicación sea lo más fluida posible para facilitar la planificación y equilibrar el flujo de materiales. Un sistema de gestión de almacén informatizado, que trabaje en tiempo real y con capacidad para interconectarse, tanto con el proveedor como con el cliente, se convierte en una herramienta idónea para la gestión logística actual.

Para optimizar el flujo de mercancías, toda la información debe nacer paradójicamente en el destino final de la cadena de suministro, esto es, en el cliente. Conociendo los comportamientos diarios en el punto de venta, el almacén podrá reaccionar mas rápidamente, tanto para satisfacer necesidades del usuario como para reponer sus propias necesidades optimizando el stock.

En este terreno se puede aventurar que las nuevas tecnologías de identificación por radiofrecuencia (RFID), que ofrecen información en tiempo real sobre los consumos en el punto de venta, desarrollan un papel decisivo para la adecuada gestión del flujo de materiales, desde la producción hasta el cliente final, pasando, lógicamente, por el almacén. Esta operativa, basada en la gestión de datos actualizada al instante, ayudará en problemas como la falta de espacio, la generación de obsoletos, los errores de preparación o las roturas de stock, a la vez que permitirá asumir nuevos retos generados por el continuo incremento del nivel de exigencia de los clientes, que efectúan pedidos cada vez más atomizados y con menores plazos de entrega.