Software de gestión

Hoy día cualquier empresa debe gestionar y visualizar en tiempo real sus procesos internos y el estado de sus relaciones con proveedores y clientes. La tecnología responde con las soluciones de gestión de cadena de suministro (SCM), un conjunto de herramientas de software que ayudan a las compañías a planificar su producción.

Desde que el proceso de globalización echara a andar hace apenas dos décadas, las empresas se enfrentan a un mercado cambiante y cada vez más exigente. “Las compañías operan en un entorno económico turbulento y cualquier área dentro del negocio requiere mayor velocidad y eficiencia”, subraya Julio Insa, responsable de soluciones de negocio de SAP Iberia. Entre las características de este nuevo escenario destaca la interconexión entre los diferentes actores de las cadenas productivas (proveedores, fabricantes, mayoristas, minoristas y clientes), que necesitan compartir información y colaborar entre sí para lograr efectividad.

Otros factores relevantes son la exigencia de un ritmo creciente en la innovación, que puede llegar a dejar los stocks desfasados, así como un nuevo modelo de negocio basado en la demanda. “Originariamente, era el fabricante quien ponía a disposición del mercado una serie de productos según su criterio. Hoy es el cliente quien decide qué se fabrica, cómo, con qué calidad y a qué precio”, explica Miguel Ángel Gallardo, director de soluciones de IFS Ibérica.

Solución tecnológica
Para hacer frente a la nueva situación, es preciso anticiparse a los requerimientos del mercado, invirtiendo en planificación de la cadena de suministro y en las soluciones de software adecuadas: un conjunto de herramientas que, generalmente, se engloban bajo el concepto Supply Chain Management (SCM) o gestión de la cadena de suministro. Según Gallardo, el principal rasgo de estas soluciones es que “introducen la concepción de que la compañía no es más que un punto dentro de una cadena más amplia”.

Así, si el tradicional Enterprise Ressource Management (ERP) sirve para ofrecer una visión integrada del propio negocio, el SCM va un paso más allá al poner estos datos en relación con la información del resto de las compañías de la cadena de suministro. “La sincronización e intercambio de datos es crucial para el éxito de la actividad comercial. Por ello, cada vez son más las empresas conscientes de la importancia de contar con un sistema efectivo para gestionar la cadena de suministro”, dice María Isabel Victoria, product manager de Microsoft Dynamics. De acuerdo con este planteamiento, las cifras de la consultora AMR Research revelan que en los últimos cinco años las compañías han destinado 10.000 millones de dólares a la planificación de la cadena de suministro en todo el mundo y, para los próximos cinco, se espera un crecimiento de la inversión en torno al 6,3%.

Reducción de costes

Estas soluciones se presentan también como garantía de buenos resultados. “Producen mejoras tangibles a través de reducción de costes, incrementos del nivel de servicio y ganancias de productividad, que finalmente convergen en sólidos márgenes de explotación”, afirma Insa, de SAP. Concretamente, incrementan el ratio de pedidos servidos correctamente, reducen la pérdida de ventas por obsolescencia y mejoran la gestión del capital circulante aumentando los niveles de rotación de inventario y reduciendo el ciclo de pedido-cobro. “Entre los principales beneficios destaca la eliminación de pasos repetitivos y no productivos, estableciendo y desarrollando relaciones de colaboración”, señala Leitao, directora adjunta de IBS Iberia.

En este sentido, Gallardo, de IFS, pone el ejemplo de Johnson Pump, una compañía sueca dedicada a la fabricación de bombas para usos industriales y navales, que posee 12 plantas repartidas por todo el mundo: “Gracias a la implantación de una solución de cadena de suministro han reducido la labor administrativa. Anteriormente, el proceso de entrada de un pedido y su configuración y traspaso a los distintos sites tardaba entre tres y cuatro días; ahora ha pasado a durar 4 ó 5 minutos”, cuenta.

Los pilares del SCM
Las funcionalidades concretas que cubre una solución SCM dependen de cada fabricante. No obstante, en la medida en que se trata de un conjunto de herramientas encaminadas a equilibrar las demandas de los clientes con las capacidades de suministro, estas soluciones deben siempre abarcar, por un lado, sistemas de gestión transaccional, es decir, las funciones propias de un ERP tradicional y, por otro, métodos de planificación y optimización de estos procesos de gestión. Además, en palabras de Miguel Escudero, deben contener módulos u opciones que permitan interaccionar con la organización interna y con las compañías colaboradoras.

En líneas generales, todas las soluciones SCM cubren las siguientes áreas: planificación, ejecución, coordinación y visualización. Dentro del primer campo destacarían las herramientas de previsión de la demanda. “En función de la historia del producto o de artículos similares se establecen una serie de algoritmos matemáticos que ayudan a perfilar las expectativas de demanda”, constata Miguel Escudero, responsable de desarrollo de negocio europeo de Ross Systems.

Abarcar todos los procesos
Íntimamente relacionadas con la anterior, se encuentran las herramientas de previsión del aprovisionamiento, que ayudan a las compañías a disponer en cada momento de la cantidad adecuada de materiales para la producción. Además, en todas las soluciones dedicadas a la gestión de las diferentes áreas de la empresa, como el almacén, las compras o la distribución, deben incluirse opciones que ayuden a programar el trabajo y anticiparse a los posibles problemas. Desde el punto de vista de la ejecución, las herramientas pueden variar en función del sector en el que opere la compañía, pero, en términos generales, suelen abarcar todos aquellos procesos implicados en la actividad diaria, como las compras o la configuración de pedidos.

Mención aparte merece el concepto de coordinación, que ha dado lugar a una palabra clave para los expertos en SCM: la colaboración. Se trata de ofrecer información a través de Internet. Así, por ejemplo, en el caso de la logística, la empresa puede intercambiar información con sus proveedores para saber cuándo se embarcan las mercancías o si se ha efectuado un cross-docking.

Para María Isabel Victoria, de Microsoft Ibérica, esto ha supuesto un salto cualitativo: “Dota a las empresas de la suficiente flexibilidad para crecer a la velocidad que el mercado les demanda”, indica. “Un cliente puede saber los pedidos que ha cursado, cuándo los servirán, en qué cantidades, etc.”, afirma Gallardo, de IFS. Finalmente, la correcta presentación y visualización de la información resulta crucial para obtener un buen rendimiento.

Puesta en marcha
Una vez tomada la decisión de implantar un SCM, es preciso elegir el fabricante y diseñar detalladamente el proyecto de implantación. Son muchos los profesionales que aconsejan las soluciones modulares porque consideran que dan la posibilidad a la empresa de seleccionar las herramientas que se corresponden con sus necesidades e ir sumando luego funcionalidades fácilmente. En general, todos los fabricantes son conscientes de la importancia de la adaptabilidad y aseguran la flexibilidad de sus sistemas: “Contamos con un producto especialmente pensado y diseñado para cada tipo y tamaño de negocio”, comenta Victoria, desde Microsoft.

En cuanto a los pasos a seguir, el primero es un periodo de análisis en el que se establezcan los objetivos del proyecto, las fases de instalación y los retornos de inversión que se esperan obtener en cada una de ellas. Escudero recomienda escalonar la renovación de los sistemas para que no se hagan proyectos inmanejables y demasiado costosos.

Y es que, a pesar de que se trata de iniciativas muchas veces complicadas, los expertos aseguran que el esfuerzo merece la pena y, para demostrarlo, aluden al retorno de la inversión: “Depende del caso, pero muchas veces se produce en unos pocos meses. En los más largos, la rentabilidad se consigue aproximadamente en un año y medio”, opina el responsable de Ross Systems. “Un reciente estudio realizado por la consultora Nucleous Research sobre una muestra de clientes de Microsoft Dynamics pone de manifiesto que obtienen retornos de la inversión positivos en un periodo inferior a dos años”, concluye Victoria.