La intranet comunica a las compañías

Las redes locales son una herramienta imprescindible en cualquier empresa. La intranet va más allá al simplificar la transmisión e intercambio de información corporativa. Con la extranet, fruto de la conexión de dos o más intranets, la compañía dispone de una red privada virtual ideal para la comunicación entre la sede central y las sucursales.

Con independencia del sector al que pertenezcan y de la actividad que desarrollen, las empresas necesitan canales de comunicación continuos, fiables y seguros con todos sus empleados para garantizar su supervivencia y competitividad. Es decir, precisan una intranet, cuyo diseño y estructura asemejan a los de los sitios web –de hecho, también utilizan protocolos de Internet–, con una diferencia fundamental: son redes internas exclusivas.

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Fotografía: cortesía de Siemens

Una intranet, que se ha convertido en un elemento diferencial entre empresas del mismo sector, es básicamente una red privada de ordenadores que, gracias a Internet y a la conectividad en red, permite a los cientos o miles de empleados de una organización compartir información de forma segura. De hecho, la mayoría de las grandes compañías disponen de una. Su presencia resulta especialmente útil y relevante en el sector industrial, cuyo complejo organigrama precisa la fluida comunicación de datos entre empleados de las distintas fábricas, sucursales o delegaciones.

Mediante una intranet, las empresas pueden hacer coincidir a toda su plantilla en una misma red, favoreciendo el intercambio de información y archivos, la modificación de los mismos, la puesta en marcha de foros y la transmisión de comunicaciones internas. Su atractivo fundamental es que disminuye el coste de mantenimiento de una red interna, al tiempo que aumenta la productividad, al ofrecer un acceso prácticamente inmediato a todo este material y a los servicios que necesitan los usuarios. Por cierto, que a la hora de ponerla en marcha no se requiere invertir demasiado: basta con disponer de un servidor destinado al alojamiento del sitio web principal. Su coste es relativamente bajo, y el retorno de la inversión se consigue en poco tiempo.

Diferentes utilidades

En sus orígenes, la intranet era utilizada fundamentalmente por los departamentos de recursos humanos para difundir noticias y convocar reuniones, aunque actualmente ya se emplea en todas las áreas de las compañías. Y es que la empresa que quiera proporcionar información propia, exclusiva, constantemente actualizada con una disponibilidad permanente debe recurrir a esta herramienta tecnológica.

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Fotografía: cortesía de Siemens

Únicamente con una contraseña personal, los empleados pueden acceder, no sólo desde su ordenador, sino desde cualquier otra máquina, a todos los datos de la empresa en la que trabajan. Evidentemente, las más beneficiadas son las compañías de mayor tamaño, ya que gracias a la intranet, los miembros de todas sus oficinas se pueden mantener en contacto y realizar reuniones virtuales, reduciendo considerablemente el gasto en telecomunicaciones.

El uso de una intranet disminuye los papeleos típicos de una empresa, como las comunicaciones internas, memorandos e informes, y cambiarlos por mensajes virtuales. Además, incrementa la productividad porque ayuda a los trabajadores a encontrar la información que buscan rápidamente, al usarse como un navegador web. Todo ello se traduce en un sustancial ahorro de costes y, quizás esto sea lo más importante: se dota al negocio con tecnología fundamental para su supervivencia en la nueva economía.

Aunque pueda parecer que son casi lo mismo, Internet e intranet se diferencian en bastantes aspectos, destacando básicamente dos: la localización de la información y quién accede a ella. Internet es una red pública, global, abierta a cualquiera que tenga una conexión, mientras que la Intranet está restringida a aquellas personas que están conectadas a la red privada de una empresa. La intranet representa el cerebro de una organización, y su objetivo es organizar el entorno de cada empleado para que sea más productivo, eficiente y competitivo. Lo ideal es que toda la plantilla la utilice y aporte valor a la misma, de manera que la fuerza de trabajo responda rápido y de forma participativa.

¿Por qué invertir?
Para que una gran empresa funcione, todos los empleados deben entender cuáles son sus objetivos. No sólo la dirección debe conocer los retos a corto y largo plazo, sino que todo el personal, desde los becarios hasta el primer ejecutivo, debe cooperar para alcanzar las metas comunes. La intranet se convierte en el lugar perfecto donde publicar informes, memorandos y cualquier otra información, para que toda la plantilla disponga de los mismos datos, incluso aquellos que pasan mucho tiempo fuera de la oficina, como los comerciales.

Aparte de para publicar información básica, la intranet se puede utilizar para bastante más, pues otro de sus valores fundamentales es la interactividad. Por ejemplo, muchas de ellas permiten rellenar formularios para solicitar vacaciones, pasar gastos y dietas o pedir material, acelerando así su tramitación. Hay quien plantea que todo esto se podría hacer a través del correo electrónico, pero al final es posible que derivara en un aluvión de e-mails que sobrecargara a los empleados y saturara los servidores.

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Fotografía: cortesía de Siemens

Numerosas ventajas
En la industria, el uso de este tipo de red conlleva múltiples ventajas. Por un lado, en lo que se refiere a la gestión de los recursos humanos: se optimiza la información, unificándola y facilitando su tratamiento, ya que una intranet bien desarrollada otorga diferentes niveles de acceso a cada uno de los empleados. Además, acelera el paso de la gestión de la información a la del conocimiento. Por ejemplo, para que un trabajador se adapte a un nuevo proceso de embalaje, el encargado del área deberá estar junto a él para formarle. Cuando se posee una intranet, es el empleado quien se forma a sí mismo y a su propio ritmo, administrándose el tiempo como mejor le convenga.

Además, es una herramienta que está activa las 24 horas del día, siete días a la semana, una baza que facilita el teletrabajo, tanto si se trabaja mucho tiempo fuera de la oficina, como si se hace en horario extra laboral. Y conectando con lo anterior, cabe subrayar que la intranet permite erradicar las típicas reuniones que muchas veces sólo suponen una pérdida de tiempo. También se reduce drásticamente el uso de papel, pues los informes, las notas y las comunicaciones se leen en la pantalla del ordenador. Es un hecho que gran parte del material corporativo que se imprime queda obsoleto en poco tiempo. Del mismo modo, se ahorra en teléfono, al sustituir las llamadas por correos electrónicos o la mensajería instantánea.

Diseño perfecto
Una intranet bien diseñada, además de dar pie a los usuarios para participar en la misma, debe contar con datos recientes. Los trabajadores han de ver en ella una fuente fiable y actualizada, lo que disminuirá en buena medida los rumores. Además, al quedar todo registrado por escrito, resulta mucho más fidedigna a la hora de ser consultada. Una vez que se crea el hábito de emplear la intranet, la información generada en la empresa aumenta considerablemente, pues comunicarse electrónicamente es más sencillo. Otro de sus puntos fuertes es que posibilita a los empleados llegar más fácilmente hasta la dirección de la empresa. El trabajador se puede dirigir a los jefes sin trabas, sabiendo que pronto o tarde responderán a su requerimiento.

A la hora de diseñar una intranet, debe partirse de una premisa básica: no ha de ser un sistema invariable e inmodificable, sino escalable. Debe crecer en la misma medida que lo haga la propia empresa, ajustándose a las necesidades puntuales de la organización y del sector al que ésta pertenezca. Tampoco hay que olvidarse de que el webmaster otorgue los permisos necesarios, para que cada empleado pueda acceder sólo a la información que le corresponde. Así, cuando el usuario introduzca su contraseña, el servidor ya sabrá hasta dónde puede llegar y dónde no.

Implicar a los empleados
El éxito de cualquier intranet pasa por conseguir que los empleados la conviertan en una herramienta de uso cotidiano. Para ello, y ante todo, deben motivarles a entrar, con información que se pueda localizar fácilmente y una interfaz gráfica navegable. Una intranet con contenidos actualizados regularmente y en la que participan los propios trabajadores se convierte en una gran baza para atraerlos y en una fuente a la que todos acudirán. Además, resulta conveniente poner en marcha iniciativas para fomentar su consulta, como promociones internas, ofertas de productos y servicios o concursos.

Asimismo, la intranet debe estar abierta al cambio, no ser un elemento estático, y crecer a partir de la información que recabe de los empleados. Por supuesto, también tiene que valorarse lo que viene de fuera, por lo que se puede generar tráfico colocando links a páginas web ajenas, con lo que se multiplicará su riqueza. Por último, resulta conveniente que la intranet sea la página que se abra por defecto en los navegadores de la empresa, de modo que cada vez que el empleado acceda a Internet se tope con ella.

El gran éxito de Internet es haber conseguido que todo el que quiera participar, pueda hacerlo. Para que una intranet corporativa tenga éxito, es necesario que lleve algo de cada empleado, de forma que éstos sientan que contribuyen y que se valora su opinión; en una palabra, que cuentan para la empresa.

Para saber más:

Implantación en España
La “Encuesta sobre el uso de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y del Comercio Electrónico” publicada a finales del año pasado por el Instituto Nacional de Estadística (INE) revelaba que el 27,81% de las empresas españolas disponía de conexión a intranet, mientras que sólo el 12,81% contaba con una extranet. Por contra, el uso del correo electrónico estaba prácticamente universalizado, pues el 90,48% de las empresas lo utilizaban en su labor diaria.

Las conclusiones de otro estudio, en este caso de la consultora Penteo, permiten ser más optimistas: siete de cada diez compañías disponen de intranet en España, fundamentalmente para distribuir información, aunque también como una herramienta de gestión de conocimiento. Eso sí, el 38% no la usaba eficientemente por la falta de formación de sus empleados, mientras que un 19% lo atribuía a que los contenidos no estaban actualizados. Este dato era ratificado por un informe de la consultora King-eClient, según el cual el 75% de las 500 grandes empresas consultadas no había destinado partida presupuestaria alguna para el mantenimiento u optimización de sus intranets.

Diez claves para ‘exprimir’ una intranet

  • Desarrollar la intranet en función de las prioridades de negocio.
  • Establecer unos criterios definidos para evaluar los avances conseguidos.
  • Lograr que los altos ejecutivos sean los primeros en utilizarla.
  • Crear un sentimiento de pertenencia en los empleados, involucrándolos.
  • Centralizar la infraestructura técnica y descentralizar el contenido.
  • Conocer a los usuarios y diseñar la intranet en función de las necesidades de los empleados, no de los ejecutivos de la compañía.
  • Incentivar a los trabajadores con aplicaciones útiles que les animen a volver a regresar a la Intranet.
  • Mantener un contenido actualizado y de calidad, evitando la información obsoleta y/o irrelevante.
  • Hacer propaganda entre la plantilla de forma continua incentivando su uso.
  • Optimizar y mejorar el sitio continuamente.
  • Aplicaciones de la intranet en la empresa
    Comunicación y relaciones públicas. Debe ser uno de los primeros departamentos en implementar la Intranet, donde pueden difundir la revista de la compañía, comunicados de prensa, responder a preguntas frecuentes y colgar reportes anuales, folletos y todo tipo de documentación de interés.

    Ventas y marketing. La intranet permite distribuir información básica para comerciales, distribuidores, sucursales y franquicias, como informes de mercado, kits y guías de ventas, presentaciones y especificaciones de productos, información sobre los clientes, listas de precios y datos sobre la competencia.

    Recursos humanos. En sus orígenes, fue el primer departamento en recurrir a la intranet. Desde la misma puede informar al resto de compañeros sobre todo tipo de novedades, además de agilizar trámites como la solicitud de vacaciones, permisos y otros.
    Formación. Los empleados pueden organizarse el tiempo de la forma que más les convenga cuando tengan que recibir un curso on-line, además de poder consultar el material didáctico desde cualquier lugar y en todo momento.

    ¿Qué información se debe incluir?

    Organización: estructura de la empresa y perfil del equipo de dirección.

    Finanzas: informes trimestrales y anuales, análisis y notas de prensa, comparativas con otras compañías y proyecciones de resultados.

    Productos: descripción de productos, imágenes, fichas técnicas, patentes, información sobre su posicionamiento y acciones de promoción.

    Precios: tarifas por países y regiones, por clientes o por segmentos, y comparativas con la competencia.

    Clientes:perfiles, personas de contacto, lista de acciones con cada uno, estrategia de captación y fidelización, estatus financiero, facturación, evolución histórica y clientes de la competencia.

    Proveedores:perfil, datos de contacto, ofertas y estrategia corporativa.

    Regulación:normativa interna y leyes que implican a la empresa y el sector.

    Investigaciones de mercado: tendencias, informes económicos y prospecciones de futuro.

    Marketing: presentaciones de productos, calendarios de actuación, bases de datos de imágenes y argumentarios, campañas y promociones.

    Recursos humanos:
    convenio sectorial, normas de la empresa, legislación laboral; con acceso restringido a cada empleado, datos personales y salariales, objetivos y perspectivas.