La ‘filantropía’ de Internet

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Acceder a la información con independencia del lugar en el que el empleado se encuentre o garantizar herramientas de carácter colaborativo que permitan que una multinacional comparta un mismo documento de trabajo. Internet provee de soluciones escalables y económicas encaminadas a cubrir estas necesidades.

Las empresas manejan más información que nunca. Si antes, lo habitual era contar con una gran cantidad física de documentos, la llegada de la informática simplificó, y con creces, el modo en que una compañía manejaba sus ficheros. Una de las consecuencias directas de la llamada “digitalización de la información” es la posibilidad de crear documentos en los soportes más diversos para archivarlos o distribuirlos. Esto posibilita, asimismo, garantizar una disponibilidad casi inmediata para consultas posteriores.

Internet también se ha convertido en una herramienta que facilita compartir información de forma cómoda y segura para las empresas. Entre sus aplicaciones se encuentra el alojamiento de documentos de trabajo para una recuperación futura. Esto es posible gracias al almacenamiento web, un servicio que provee de diversas fórmulas y que permite depositar en la Red archivos de la naturaleza y tamaños más diversos. De esta manera, cuando un trabajador necesita un archivo en particular sólo tiene que dirigirse a Internet y recuperarlo.

Procesos de gestión
En este contexto, las compañías que no pueden invertir en redes o centros de datos avanzados, incluso las que tienen problemas de espacio, cuentan con varias soluciones. Una de ellas se basa en los discos duros virtuales, de los que también se benefician las organizaciones con sedes repartidas en distintos puntos de la geografía nacional o internacional.

Ahora bien, en el caso de que esta fórmula no cubra todas sus expectativas, se pueden contratar los servicios de firmas dedicadas al negocio de procesos de gestión. Éstas no sólo digitalizan y clasifican la información de sus clientes. También utilizan Internet para agilizar el tráfico y el intercambio de ficheros. Y es que una deficiencia o un problema relacionado con una mala gestión puede repercutir negativamente en el día a día de una compañía: desde un incremento en los tiempos de consulta de un texto hasta, en el peor de los casos, la posible pérdida de toda esa información.

Gestión documental
La posibilidad de disponer de un sistema de gestión documental consiente que una compañía controle y administre el flujo de documentos que mueve. Aplicado a Internet, el abanico de posibilidades se diversifica bastante: análisis del estado e historial de un archivo, elaboración y petición de consultas, recuperaciones, mantenimiento o modificación de la información que tiene un inventario, etc. En estos instantes, la salud de este modelo de negocio es muy buena, tal y como se desprende de las palabras de Gonzalo Rivas, director comercial de Iron Mountain España, multinacional dedicada a la protección y almacenamiento de la información: “Cada día más empresas, en su búsqueda por aumentar la productividad y reducir costes, apuestan por integrar la gestión documental on-line en sus procesos internos”.

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Firmas que operan en mercados que pertenecen a sectores como la sanidad, las finanzas o los seguros, además de la construcción y servicios de consultoría, solicitan este tipo de soluciones. Los motivos que explican esta demanda son varios: “La externalización de la gestión documental implica que los empleados de una compañía pueden dedicar más tiempo a los aspectos fundamentales de su negocio, dejando en nuestras manos la organización del archivo y custodia de los documentos, existiendo una mejora inmediata en términos de productividad”, puntualiza Rivas. Como valor añadido a esta argumentación, las empresas reducen los costes relacionados con la gestión de sus ficheros y aquellas ineficacias que, en alguna que otra ocasión, suelen ser habituales en el día a día de una organización.

En este ambiente, Iron Mountain ofrece un servicio de almacenamiento físico, conversión y custodia digital muy completo. Cuando los documentos han sido archivados, y con la ayuda de una conexión a Internet, es posible consultar la disponibilidad de uno o varios archivos utilizando un programa de gestión documental on-line. La aplicación permite, por ejemplo, visualizar un inventario y solicitar las consultas que el trabajador crea oportunas en un momento dado y en cuestión de segundos.

Documento físico
Es por ello que Iron Mountain provee a sus clientes de una interfaz web, un FTP o una dirección de correo electrónico, según las necesidades. Las compañías que lo crean conveniente pueden, además, pedir la entrega física del documento y recibirlo en mano. “El impacto en la productividad es todavía mayor cuando el documento digitalizado se incorpora a una herramienta de archivo electrónico o, incluso, de workflow. Se trata de una práctica habitual por parte de nuestros clientes”, concluye el responsable de la multinacional en nuestro país.

En cuanto a servicios, Iron Mountain facilita el seguimiento interno de los archivos de sus clientes gracias a un código de barras que hace que el sistema registre todos y cada uno de los expedientes con los que se trabaja. La conversión de ficheros electrónicos, por su parte, propone distintas fórmulas en base a los requerimientos y demandas de cada organización. Una de las más interesantes es la que digitaliza los documentos nuevos a medida que llegan a la empresa: por ejemplo, albaranes que certifican las entradas y las salidas que día a día tienen lugar en un almacén. También conviene barajar la digitalización bajo demanda para los ficheros que están custodiados en las propias dependencias de Iron Mountain.

En este caso, el expediente solicitado se localiza y digitaliza. A continuación, se somete a un proceso de calidad para, finalmente, enviarlo en formato electrónico. Existe la posibilidad, no obstante, de que este archivo sea alojado en un servidor para que el personal autorizado lo manipule, consulte o imprima. Como valor añadido, admite búsquedas simultáneas y desde distintas ubicaciones para que los empleados hagan anotaciones o comentarios.

Caso práctico: Recall
Otra firma dedicada a la gestión de la información es Recall, que traslada a sus centros los documentos de su cartera de clientes en contenedores normalizados. Para proceder a una consulta, hay que cumplimentar el formulario “Orden de Petición de Servicios”, que se puede obtener a través de www.recall.com.

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Ahora bien, esta firma cuenta con un servicio en modalidad ASP (del inglés, Application Service Provider, proveedor de servicio de aplicaciones) gracias al cual varios usuarios acceden de manera simultánea a los fondos digitalizados que Recall ha tratado anteriormente. Este programa recibe el nombre de ReView y para utilizarlo sólo se necesita una conexión a Internet. Así, personal interno y asociados ubicados en diferentes localizaciones comparten documentación de una forma cómoda y segura. También está pensado para trabajar con referencias cruzadas, lo que permite hacer un doble clic en un documento y visualizar de inmediato todos los ficheros relacionados con él. No importa su origen ni tampoco su tipología.

En último lugar, destaca la aplicación Adapting Document. Se trata de un software propiedad de la empresa Adapting (dedicada a la integración, desarrollo e implantación de sistemas de información con tecnología web) que agiliza la organización, gestión, búsqueda y localización de documentos digitalizados. Basado en estándares web, está preparado para integrarse ya sea en la intranet o extranet de cualquier organización.

Diversos módulos
El programa, que se gestiona con la ayuda del navegador, ofrece módulos para la introducción automática de datos, así como captura de imágenes, factura electrónica y software comercial de gestión. Con una opción que lo protege de accesos no autorizados, trabaja con cualquier tipo de fichero: presentaciones, imágenes o faxes electrónicos, por citar algunos ejemplos. Es de agradecer que cada documento tenga una ficha técnica descriptiva que puede leerse antes de descargarse. También hay una opción de vista previa.

La mayoría de las empresas a las que se dirige Adapting Document son organizaciones que precisan de un registro de entrada y de salida de documentación con bastante frecuencia y de un control de tareas pendientes por persona. Además, están las compañías que quieren evitar facturas y albaranes en papel. Con un coste medio que oscila entre los 8.000 y los 15.000 euros, “su retorno en cuanto a ahorro de tiempo depende directamente del volumen de documentos que maneje la firma y la frecuencia de consultas de esos documentos por parte de diferentes usuarios”, indica Luis Saez, director comercial y de marketing de Adapting.

Almacenaje virtual
La utilización de los discos duros en línea, como servicios de almacenamiento virtual no es nueva. La llegada de la banda ancha y la presencia cada vez más generalizada de aplicaciones basadas en la Web 2.0 han sido muy importantes a la hora de exprimir las posibilidades que ofrece un disco duro virtual: los trabajadores gestionan los archivos a través de un directorio privado, que se localiza en un servidor de Internet. La empresa que contrata este servicio reserva un determinado espacio en la memoria de éste para almacenar documentos y archivos en modo remoto con respecto a la ubicación física del ordenador del empleado.

Almacenamiento virtual

Almacenamiento virtual

Muchos de los servicios de disco duro virtual que existen se basan en lo que se conoce como protocolo de transferencia de ficheros o FTP (del inglés, File Transfer Protocol), lo que hace que el uso de estas herramientas se simplifique de forma extraordinaria; tanto, que el espacio remoto virtual creado es similar al de una unidad de disco complementaria.

Una de las principales ventajas hace referencia al concepto de movilidad, resultando útil para los profesionales que, por su trabajo, tienen que estar continuamente fuera de la oficina. En este caso, sólo hay que asegurarse de que el equipo con el que se trabaja esté configurado debidamente para esta tarea y que tenga conexión a Internet. Los discos duros virtuales, además, permiten compartir archivos con el fin de que los empleados que trabajen para una misma compañía, pero en delegaciones distintas, estén en condiciones de trabajar a partir de un mismo documento. A nivel de seguridad, los servidores externos son una alternativa a los clásicos backups en caso de incendios, virus o cualquier otro desastre.

Simple Storage Service
Amazon provee de uno de los servicios de discos duros virtuales más conocidos: Simple Storage Service o S3, un sistema de almacenamiento genérico para Estados Unidos y Europa. Algunas empresas ya lo están utilizando para depositar sus copias de información. Sus características más relevantes son que brinda almacenamiento ilimitado y que sólo hay que pagar por el espacio que se ocupa y la transferencia de datos que se efectúe. Teniendo en cuenta que admite cifrado de contenidos a través de claves privadas, resulta idóneo para que una empresa con varias sedes intercambie ficheros o almacene datos temporales y copias de seguridad.

La llegada al mercado de S3 ha significado un avance notable respecto a los servicios de almacenamiento on-line y backup remoto más tradicionales. Eran mucho más restringidos y las cuotas que había que pagar sólo permitían hacer un uso limitado del espacio que se ofrecía.

Existen empresas que, por su parte, proveen de aplicaciones que guardan ficheros susceptibles de ser compartidos en Internet. Es el caso de Jungle Disk. Ha desarrollado una aplicación que aloja los archivos y las copias de seguridad (por ejemplo, el histórico de los correos) del usuario en el servidor S3 de Amazon. El programa es sencillo, al poder acceder al espacio de almacenamiento de la misma forma que una unidad de disco a través de la ventana “Mi PC” del ordenador. Las claves de Jungle Disk se resumen en tres puntos: ausencia de cuotas mensuales, almacenamiento ilimitado (cada gigabyte requiere un desembolso de 15 céntimos de dólar) y sistemas de encriptación que salvaguardan toda la información.

Comunicación fluida
Cualquier compañía que precise compartir información, ya sea con clientes, proveedores o colaboradores, debería plantearse el hecho de optar por los servicios que ofrecen los discos duros en línea o, en su defecto, un sistema de gestión documental a través de Internet; en especial, porque ambas alternativas eliminan problemas habituales derivados de la comunicación o la distancia física. Además, otra cuestión importante es el ahorro, no sólo de tiempo sino también de servicios de mensajería. Incluso, estas herramientas y programas evitan saturar la capacidad y el rendimiento de los correos electrónicos que pesan mucho. Por último, está la posibilidad de llevar a cabo un registro exhaustivo de todas y cada una de las actividades con la tranquilidad que tiene saber que terceros no manipulan documentos de vital trascendencia para la compañía.

Los pilares del almacenamiento virtual
– Acceso protegido mediante contraseña (identificación y autentificación de usuarios).
– Intercambio remoto y seguro de documentación entre una organización y sus empleados.
– Disponibilidad permanente de los ficheros.
– Envío de hiperenlaces para consultas externas.
– Prestaciones de seguridad extras como antivirus y copias de seguridad.
– Control de accesos, impresiones y descargas.
– Fichas que contienen metadatos con una doble funcionalidad: ayudar a identificar los documentos y buscarlos.
– Control de las cuotas de espacio que ofrece el servidor.
– Permisos distintos según perfiles de usuarios y administradores.

Worfkflux.net: una herramienta útil
La empresa mexicana Bitlab Interactive ha desarrollado Workflux, un sistema que ayuda a controlar y administrar los proyectos y archivos digitales. Está pensado para efectuar un control de los usuarios que acceden al sistema y el manejo que cada uno de ellos hace de los ficheros. Otra utilidad interesante es el panel de conversación para agregar comentarios a partir de los siguientes criterios: fichero, carpeta o proyecto. Además, soporta los formatos digitales más extendidos, tanto de vídeo como de audio y de imagen.

<em/>Workflux controla y gestiona cualquier clase de archivo de forma sencilla y eficaz.” title=”workflux-6″ width=”300″ height=”212″ class=”size-medium wp-image-1106″ /><p class=Workflux controla y gestiona cualquier clase de archivo de forma sencilla y eficaz.

En concreto, las propuestas de Worfkflux.net se dirigen a usuarios particulares y entornos corporativos. “Contamos con un plan gratuito con el fin de que las empresas puedan explorar sus beneficios para que en cualquier instante opten por algunos de nuestros planes superiores”. Eso sí, a diferencia de otras propuestas, la capacidad del disco duro es de 120 Gb y el tamaño de los archivos que se quiere subir es de 3 Gb”, explica Ernesto Bañuelos, director de comunicación multimedia de Bitlab Interactive.