ERP: un director general para su empresa

Los sistemas ERP son soluciones informáticas que permiten optimizar los procesos de la empresa, agilizar tareas, mejorar la gestión y reducir costes. Al integrar y automatizar muchas de las prácticas de negocio asociadas con los aspectos operativos o productivos, reducen los tiempos de respuesta y agilizan la toma de decisiones.

La necesidad de competir en las mejores condiciones en un mercado cada día más exigente está obligando a algunas empresas a buscar herramientas con las que gestionar la información corporativa de la manera más eficaz. Uno de los mejores instrumentos para conseguirlo son los ERP (Enterprise Resource Planning, o Gestión de Recursos Empresariales), soluciones informáticas que permiten automatizar e integrar los distintos procesos de la actividad diaria de un negocio: desde la gestión financiera y de clientes, hasta los recursos humanos, fabricación, gestión de activos fijos, compras, logística o ventas, asegurando la unicidad de la información corporativa y un incremento de la productividad y eficiencia en cada área.

Misma información

Básicamente, un ERP es un sistema de gestión centralizado de dato único. Es decir, posibilita ver siempre el mismo dato desde la perspectiva que sea necesaria en cada caso.

Todos los departamentos tienen acceso a idéntica información, cosa que no ocurre, por ejemplo, con los sistemas de contabilidad tradicional, que suelen dejar bastantes flecos sueltos para que cada jefe de área desarrolle su propio sistema de gestión. De esta manera, cuando un dato, por ejemplo, un pedido de ventas, entra en el sistema, el ERP se encarga de enviar automáticamente la información a todas las áreas que se ven implicadas.

Así, el departamento de cobros puede conocer en todo momento y mediante una simple consulta las facturas sin abonar de un cliente, sus datos de contacto y el histórico de ventas.

Algo de historia

El antecedente primigenio de los actuales sistemas ERP surge en los años setenta y fue bautizado como MRP (Material Requirement Planning), cuyo objetivo era la planificación de las necesidades básicas de la empresa. Posteriormente, aparece el MRP II (Manufacturing Resource Planning), más completo y que ya controla los recursos materiales y el proceso de producción. La industria manufacturera fue la que mejor supo aprovechar esta oportunidad y, a lo largo de la década de los noventa, el concepto evolucionó hasta implicarse en la mayoría de los departamentos de la empresa.

Fue en ese momento cuando los ERP pasaron a considerarse como sistemas integrales de gestión para los negocios, aunando en una única aplicación desde la producción hasta el soporte al cliente, pasando por la logística, ventas, compras, contabilidad, gestión de proyectos, recursos humanos, etc. Sus objetivos no pueden resultar más evidentes: optimizar los procesos corporativos; acceder a la información de forma fiable, precisa y oportuna; poder compartir los datos entre todos los componentes de la organización; eliminar información y operaciones innecesarias o redundantes; y reducir los tiempos y los costes de los procesos operativos.

Todo sistema ERP debe reunir tres cualidades primordiales: integridad, modularidad y adaptabilidad. Al ser integrales, todos los departamentos de una empresa se relacionan entre sí, de forma que el resultado de un proceso es el punto de inicio del siguiente. Otra característica básica de los ERP es que las funcionalidades se dividen en módulos, los cuales pueden instalarse en base a los requerimientos del cliente. Por último, son soluciones diseñadas para adaptarse a la idiosincrasia de cada empresa, lo que se consigue mediante la parametrización de los diferentes procesos.

Muchas ventajas

En realidad, todos los componentes de un ERP (el sistema de contabilidad, la gestión de almacén y logística, los módulos de compras y ventas, el seguimiento de clientes, etc.), eran ya piezas de la gestión tradicional de una empresa. Sin embargo, todos ellos han crecido a lo largo del tiempo, según iban presentándose necesidades. El resultado suele ser un cúmulo de sistemas incompatibles que no permiten tener una visión global de la totalidad de los procesos del negocio para facilitar una adopción óptima de decisiones.

Entre la multitud de ventajas que aporta una solución ERP podemos destacar las siguientes: ahorro de tiempo y trabajo a la hora de introducir los datos en el sistema y evitar la redundancia de los mismos; una visión corporativa más completa; mejora de la colaboración entre los diferentes departamentos; optimización de la eficiencia de los empleados; reducción significativa de los costes operativos gracias a una contabilidad más transparente; así como una mejor coordinación de los procesos de negocio y una gestión diaria más sencilla.

Beneficios mesurables

Como ya se ha dicho, el servicio fundamental que obtienen las empresas que implantan una solución ERP es que la información está disponible en tiempo real, a cualquier hora y en cualquier lugar del mundo, consintiendo a los empleados, clientes, partners y proveedores trabajar con mayor eficiencia y productividad. Y es que los ERP son herramientas de trabajo que mejoran la comunicación con la cadena de suministro, el servicio al cliente, la planificación y la automatización de los procesos. En el tema del inventario, ayudan a optimizar el flujo de procesos por lo que se consigue responder a niveles superiores de entrega.

Algunos “peros”

Las ventajas que se pueden obtener con una solución ERP son numerosas, pero también hay que tener en cuenta los gastos que conlleva en términos de dinero, esfuerzo y tiempo.

De forma habitual, implementar este tipo de software en una compañía obliga a cambiar los procesos de negocio. La resistencia por parte de los empleados a introducir dichas variaciones se puede convertir en el mayor obstáculo que se encuentren las empresas, lo que obliga a sus responsables a tener que afinar con su planificación y puesta en marcha. La implantación de un sistema ERP depende en buena parte de las habilidades y la experiencia de la plantilla, lo que obliga a apostar decididamente por su formación.

Otros puntos débiles son, evidentemente, su elevado coste y su rigidez, pues a veces resulta complicado adaptarlos al flujo específico de los trabajadores y los procesos de una compañía. Además, en ocasiones la información está organizada en módulos de manera compleja, lo que puede provocar ciertos problemas con los datos que se manejan. Todo ello obliga a ser especialmente cuidadoso a la hora de seleccionar la solución que queremos implementar en nuestra empresa.

Los avances tecnológicos han cambiado la manera de adquirir productos y servicios, lo que ha obligado a las empresas a realizar un acercamiento a los consumidores para conocer mejor sus necesidades y cómo satisfacerlas. De ahí la importancia de implantar una solución ERP, que se convertirá en una parte fundamental de la arquitectura del negocio al permitir contar con la información en tiempo real.