Es la memoria y el identificador de los productos de una empresa. La trazabilidad se ha convertido en una de las herramientas que más usan las compañías para rastrear los artículos que transitan por sus instalaciones. Lectores de datos, PDA y terminales portátiles son sólo algunos de los productos a los que recurren para mejorarla.

A lo largo de los años las firmas han desarrollado y perfeccionado la trazabilidad para poder reconstruir el historial de sus artículos, su recorrido, su composición o las aplicaciones que se les dará. Imaginemos un lote de leche que sale de fábrica, llega al consumidor y está contaminado. La trazabilidad permite a la empresa obtener información de cuál ha sido el origen de los componentes, los procesos que se han llevado a cabo en los productos, y la distribución y localización en la entrega para saber qué es lo que ha fallado. “Hablar de trazabilidad significa capturar la información del eslabón anterior y trasladarla al posterior”, comenta Jean-Marie Guérin, director de desarrollo comercial del operador . logístico ID Logistics

La trazabilidad mejora la calidad del servicio que se presta a los clientes y optimiza los procesos que las compañías implantan. Y esto resulta de especial importancia en sectores donde los productos afectan directamente a la salud del consumidor, como el alimentario. “El nivel de trazabilidad está llegando, cada vez más, al detalle en segmentos de alimentación, automoción y material envasado. Antes se leían las cajas, ahora los productos que las contienen”, asegura Alberto García, responsable técnico de Leuze Electronic, fabricante de optoelectrónica y lectores de códigos de barras, entre otros artículos. Este nivel también se da en la mensajería y en los operadores logísticos “La trazabilidad constituye una de las prioridades de las compañías logísticas, ya que la exigencia de sus clientes resulta cada vez mayor en este sentido”, afirma Helmut Stetter, director general de ABX Logistics Iberia.

Las ventajas que aporta esta tecnología son bienvenidas en cualquier sector industrial.

Por su parte, otro operador logístico, One2One, ha desarrollado la herramienta de trazabilidad logística Trace & Tracking. Esta incorpora un gestor mediante el cual el propio usuario puede dar de alta su incidencia y remitirla a la empresa si observa alguna anomalía. Esta característica facilita conocer y evaluar el servicio que se presta y, de paso, elevar el nivel de trazabilidad de los productos.

Ambas herramientas son formas de mejorar la trazabilidad. Además de ellas, ante las compañías se despliega un amplio abanico de productos para que elijan la solución más acorde con sus necesidades. Es el caso de Zebra Technologies, suministradora de soluciones de impresión, que cuenta, entre sus novedades, con las impresoras de tarjetas de alto rendimiento P330i y P430i. Según la mencionada firma, gracias a la antena que ha diseñado, que va insertada en la tarjeta, el radio de lectura de ésta se extiende hasta los 6 m, en comparación con los 4,5 m que posibilitan las tarjetas UHF estándar. Esta capacidad aumenta la trazabilidad de vehículos y flotas para ofrecer información rápida y exacta sobre el tiempo de transporte, de reposo, entrada y salida. También incrementa la trazabilidad y el registro de los procesos de trabajo para herramientas, equipamiento y recursos reutilizables con el fin de ahorrar costes en la compra repetida de tags o etiquetas RFID.

Más y mejor
Asimismo el catálogo de artículos que propone Zebra Technologies se ha incrementado recientemente con el lanzamiento mundial de la serie de impresoras portátiles P4T. Con la nueva solución se pueden crear etiquetas en cualquier momento y lugar, imprimir papel químico y etiquetas normales, a la vez que soportar duras condiciones de trabajo. De esta misma serie también se ha presentado la RP4T, que fabrica etiquetas más resistentes debido a la calidad de papel que emplea y al carbón que se utiliza en el proceso.

Motorola cuenta entre sus productos con la serie de terminales portátiles MC9000, que despuntan por sus prestaciones y elevada resistencia. La MC9000 ofrece los últimos avances en tecnología móvil, una robusta construcción y el apoyo a múltiples conectividades inalámbricas. En ella convergen la voz y los datos, incluyendo un multimodo inalámbrico LAN/PAN y una captura de datos avanzada.

Incluso la instalación más compleja se optimiza con la trazabilidad.

Robustez y fiabilidad
Igualmente, las PDA de Motorola también han sido escogidas dentro del sector de la paquetería urgente. En este caso, Zetes Industries, empresa de soluciones y servicios de valor añadido, ha sido la encargada de incorporar esta tecnología en la compañía ASM Transporte Urgente. El modelo elegido fue el MC70, que combina robustez y fiabilidad, además de tener Wi-Fi y GPRS, lo cual posibilita el intercambio de información con el sistema central de ASM. De esta forma, a través de la página de la compañía, el cliente dispone, en tiempo real, de toda la información relativa al seguimiento de los envíos, pudiéndose visualizar al tiempo los albaranes de entrega digitalizados.

Estos artículos revelan la importancia que está adquiriendo la trazabilidad. “Estamos observando una tendencia a querer saber dónde están las cosas en tiempo real, lo que formalmente se conoce como RTLS (en español, sistema de localización en tiempo real). Cada vez tenemos más consultas sobre soluciones basadas en esta tecnología, especialmente en espacios productivos”, describe Ricard Ferrer, director general de TRAZA Identificación.

Barras contra RFID
Dentro de los sistemas de trazabilidad que más emplean las empresas en la actualidad, el código de barras continúa siendo el rey. “A pesar de sus más de 30 años de historia se manifiesta todavía en muchos procesos como la mejor solución por su relación entre prestaciones y costes”, indica Ricard Ferrer. Firmas como esta última o el operador logístico H. Sanz siguen apostando por ella, pese a la entrada de nuevas tecnologías. “También se utiliza mucho en toda la industria paralela al automóvil; en logística y transporte de mercancías”, precisa Alberto García, responsable del departamento técnico de Leuze Electronics.

Dentro de los códigos destaca el Datamatrix. Se trata de un sistema industrial de codificación 2D que consiente almacenar más información en menor espacio físico. Está compuesto por celdas de color blanco y negro, que forman una figura cuadrada o rectangular. Para reconocerlo se usa una cámara y un software especial que ha de leer uno por uno estos códigos. En el mercado existen impresoras como la E18i de la empresa Set Punts, que posibilitan crear códigos Datamatrix en alta resolución.

Los códigos de barra se pueden leer por los nuevos lectores BCL 500i de Leuze Electronic. La principal característica de este producto es que los buses de campo los lleva ya integrados sin necesidad de usar una unidad de conversión externa. Todo el control del equipo se centraliza desde el autómata. Están particularmente indicados para el ámbito industrial dada su resistencia a estos entornos. En concreto, Nissan está utilizando el modelo 504i y SEAT, el 508i, en la versión Ethernet, para la trazabilidad de sus carrocerías.

Implantación lenta
Frente a los códigos de barras se encuentra su máximo rival, la tecnología RFID. “Ésta se presentó en el mercado con unas expectativas que, a mi modo de ver, no estaban tan testadas como se dijo en un principio”, argumenta Fernando Sanz, director general de la empresa H. Sanz. Para Jaume Bros, responsable de desarrollo de negocio de Zebra para España y Portugal, “lo que ocurre es que a nivel mundial la implantación se está efectuando de modo un poco más lento de lo que inicialmente se esperaba. A ello se une que los costes son más elevados, las implantaciones son más complejas y muchos sistemas basados en el código de barras continúan siendo muy eficientes. Así que no resulta extraño que existan dudas acerca de si es el momento adecuado para la RFID”.

Las soluciones de RFID también se aplican en el Ejército.

Uno de los principales problemas que ello representa a ojos de las firmas son los altos costes que implica su puesta en marcha y que se derivan de la gran inversión tecnológica que se ha de llevar a cabo. También por las limitaciones técnicas de la propia tecnología y por los propios actores implicados, que se tienen que poner de acuerdo. “Son muchas las empresas que se interesan y muy pocos los proyectos que se materializan”, sostiene Ricard Ferrer. Así pues, según el estudio de la RFID en España elaborado en 2007 por ID Track, el 57,3% de las compañías encuestadas mostraban interés por la implantación de tecnologías para la mejora del proceso de distribución y logística de productos. En cambio, el motivo principal que señalaron las firmas en el estudio para no haber implantado la RFID es porque no la encontraban útil o necesaria para su labor.

Convivencia y futuro
Los defensores de la RFID subrayan beneficios como el intercambio de información que permite así como la capacidad de leer los productos por lotes y sin necesidad de que estén separados físicamente. También resaltan su solvencia para almacenar gran cantidad de datos y actualizarlos y su adecuación a procesos en los que se requiere velocidad en su ejecución, además de su garantía y exactitud en la trazabilidad de los artículos. En efecto, ya hay sectores, como el textil o el alimentario, en el que se empiezan a materializar proyectos. “En estos momentos, las etiquetas RFID están en su mayoría aplicadas a las paletas y a los contenedores. Otro enfoque se da en elementos de transporte retornables, como contenedores de plástico o paletas”, matiza Roy Doornbos, responsable de la línea tecnológica de trazabilidad y RFID de ITENE.

Ahora bien, qué resulta mejor para la empresa ¿el código de barras o la RFID? La firma Zebra Techonologies a la hora de asesorar a sus clientes en la implantación de esta tecnología tiene en cuenta aspectos como a qué distancia se leerán las etiquetas, si los productos se empaquetan de forma conjunta o si están fabricados con materiales líquidos o metálicos.

Por el momento, en algunos casos, se combinan ambas tecnologías como en Mercadona, donde el código de barras y la RFID están integrados en la misma unidad de datos. En cambio, si la RFID quiere ganar posiciones frente a la primera, su futuro pasa por abaratar los costes. “El precio de la RFID continuará bajando, tanto en las etiquetas como en las infraestructuras, pero seguirá conviviendo con los códigos de barras durante muchos años”, pronostica Ricard Ferrer. Aunque su uso será especializado. “Se acabará implantando, sobre todo en los productos que tengan un alto valor. De hecho, ya se está dando en el transporte de muestras criogénicas”, concluye Jaume Bros.

Siemens ha desarrollado un innovador sistemavia RFID para el reconocimiento del equipaje.

Trazabilidad alimentaria en tres casos

“La tendencia es obtener más trazabilidad, en especial para sectores sensibles como el alimentario”, señala Jean-Marie Guérin. Es en este campo donde se ha de llevar a cabo un seguimiento completo de los productos que llegan hasta los consumidores finales. Un buen ejemplo de ello es el sector lácteo.

Normilch. Es uno de los principales productores de leche alemán. Ha querido mejorar su proceso de trazabilidad ya que el sistema que utilizaba para registrar los datos se había quedado obsoleto. Así que han aplicado la RFID de Leuze Electronic mediante la cual los datos (la cantidad, el productor, la temperatura, etc.) se transmiten desde el vehículo que transporta el material hasta la planta láctea. El resultado ha sido que se han simplificado y normalizado los procesos individuales, se ha logrado una mayor trazabilidad y se ha ganado en fiabilidad.

Kellogg’s. La multinacional estadounidense que fabrica alimentos para el desayuno también otorga una especial preponderancia a la trazabilidad. En España, en la planta de Valls (Tarragona), se ha instalado una solución para el etiquetado automático de paletas de producto acabado con el fin de adaptar dicho etiquetado a la normativa GS1-128 (antiguo EAN), que exigen las grandes superficies, y a la norma europea de trazabilidad alimentaria.

Zetes Industries ha empleado equipos de impresión y aplicación de etiquetas en tiempo real Labelpack para identificar en la parte frontal y lateral de las paletas mediante la normativa GS1-128. También ha desarrollado un software destinado al correcto control del etiquetado de los equipos implantados. En él se ha incluido, además, el software propio Maewin, homologado por AECOC (Asociación Española de Codificación Comercial) para el diseño y edición de etiquetas adecuadas a los estándares.

Campofrío. Zetes ha integrado en la multinacional cárnica la solución Visidot y lo ha hecho, concretamente, en la planta de productos frescos de Carnes Selectas 2000. Fabricada por ImageID, esta solución sustituirá los lectores manuales por la captura automática y rápida de las etiquetas con códigos 2D colocadas en los embalajes para su control y verificación. Los datos recogidos serán comprobados con los pedidos de cada cliente y se alertará en tiempo real en el caso de que los artículos no estén correctamente paletizados.

Carta blanca a la RFID
La RFID es una tecnología que, a pesar de sus beneficios, sigue generando dudas entre las firmas. Para probar su eficacia, se pueden efectuar pruebas piloto antes de que las empresas apuesten por ella definitivamente. Una de las últimas se ha efectuado en el Servicio Postal de Qatar, que ha probado la tecnología RFID de Motorola para medir la calidad postal entre Qatar, Emiratos Árabes Unidos y Arabia Saudí.

Se instalaron lectores RFID fijos Motorola XR480, dotados de antenas de la misma marca de alto rendimiento, junto con otras antenas en centros de procesamiento de correo de los tres países. La finalidad era verificar la trazabilidad de los sobres de prueba anónimos que contenían estas etiquetas y que estaban mezclados con el correo ordinario.

A medida que iban entrando en los centros de clasificación, los lectores RFID detectaban las etiquetas de las cartas sin verlas ni escanearlas una a una. Las cartas de prueba volvían a ser detectadas según salían de los centros de clasificación, registrándose la fecha y la hora con el fin de crear una base de datos con la que medir la calidad de servicio.

La importancia de este experimento reside en la demostración de la eficacia de la RFID como tecnología utilizable en los servicios postales. Ellos podrán revelar los retrasos en el proceso de reparto así como analizar si la ruta seguida es la óptima. Asimismo permitirá al resto de países comprobar la efectividad de la RFID como forma de monitorizar la correspondencia, reducir costes y prestar un mejor servicio a los usuarios.

RFID sí, pero con criterio
En el caso de que su empresa esté pensando implantar la tecnología RFID, Zebra Technologies recomienda seguir una serie de indicaciones:

1. Describir qué beneficios aportará a la compañía el cambio a la RFID.
2. Delimitar el aspecto específico del negocio que se quiere resolver.
3. Determinar qué información se necesita para mejorar la situación de la empresa.
4. Identificar las características de rendimiento que se esperan que cumpla la RFID.
5. Realizar un test o una prueba piloto antes de llevar a cabo la implantación.

Los programas informáticos de acceso remoto proporcionan muchas ventajas a las empresas de cualquier tamaño y sector, entre ellas la gestión a distancia de sus equipos informáticos, el ahorro de tiempo y costes, la posibilidad de efectuar asistencia técnica remota y una mayor productividad laboral al facilitar la movilidad y el teletrabajo.

Estas soluciones permiten a los profesionales con alta movilidad geográfica acceder y controlar un equipo informático conectado a Internet desde cualquier parte del mundo como si estuviesen en su lugar habitual de trabajo. También es de gran utilidad para organizar reuniones cortas, gestionar y supervisar de forma segura sistemas y servidores de difícil acceso y hasta imprimir un documento del ordenador remoto. Al ser soluciones de tipo SaaS (Software as a Service o software como servicio), no necesitan instalación previa y se despliegan a través de la red. A su vez, ofrecen acceso tanto a PC como a Mac y asistencia técnica remota a teléfonos inteligentes o smartphones y Blackberrys a través de Internet.

De esta manera, el departamento de informática de una empresa puede controlar de forma remota todos los equipos de los empleados: detectar problemas en PC en solitario o parte de una red, identificar fácilmente hardware y software obsoleto y cambiar cualquier configuración que resulte precisa. Además, es factible actuar sobre otros dispositivos que se encuentren en esa red tales como routers, centralitas de teléfono, impresoras, etc. Todo esto presenta ventajas para las empresas cuyos trabajadores y equipos están alejados geográficamente.

Las soluciones de acceso remoto acortan sobremanera el tiempo de respuesto ante un fallo informático.

Tanto en el caso de los departamentos de informática de las empresas como de las compañías de soporte TI (tecnologías de la información), disponer de una solución de acceso remoto les posibilita brindar una asistencia técnica inmediata al poder conectarse a dispositivos distantes conectados a Internet en un breve periodo de tiempo. Antes, el usuario debía desplazarse a las instalaciones centrales del departamento informático si se hallaba en otras dependencias, o era el técnico del equipo de soporte quien tenía que acudir. Eso conllevaba un tiempo de demora que repercutía en el trabajo de los usuarios. Con las soluciones de acceso remoto, el usuario es atendido desde su puesto de trabajo en el momento en que da el aviso, por lo que se reducen los tiempos de soporte por teléfono, se ahorran desplazamientos y, por lo tanto, se eliminan costes.

Más movilidad
Otra de las virtudes de estas soluciones es el aumento de la productividad laboral al contribuir a la movilidad y al teletrabajo de sus empleados. En términos empresariales, la movilidad es la capacidad que tienen los profesionales para acceder a los recursos corporativos desde cualquier lugar. Esto facilita trabajar directamente con todo el contenido de su equipo habitual desde cualquier otro, sin necesidad de duplicar los archivos en memorias USB u otros dispositivos antes de salir de la oficina. Asimismo, el trabajo a distancia aporta grandes beneficios: ahorra tiempo en los desplazamientos, favorece la conciliación familiar e incrementa la motivación de los trabajadores.

Acceder a la información con independencia del lugar en el que el empleado se encuentre o garantizar herramientas de carácter colaborativo que permitan que una multinacional comparta un mismo documento de trabajo. Internet provee de soluciones escalables y económicas encaminadas a cubrir estas necesidades.

Las empresas manejan más información que nunca. Si antes, lo habitual era contar con una gran cantidad física de documentos, la llegada de la informática simplificó, y con creces, el modo en que una compañía manejaba sus ficheros. Una de las consecuencias directas de la llamada “digitalización de la información” es la posibilidad de crear documentos en los soportes más diversos para archivarlos o distribuirlos. Esto posibilita, asimismo, garantizar una disponibilidad casi inmediata para consultas posteriores.

Internet también se ha convertido en una herramienta que facilita compartir información de forma cómoda y segura para las empresas. Entre sus aplicaciones se encuentra el alojamiento de documentos de trabajo para una recuperación futura. Esto es posible gracias al almacenamiento web, un servicio que provee de diversas fórmulas y que permite depositar en la Red archivos de la naturaleza y tamaños más diversos. De esta manera, cuando un trabajador necesita un archivo en particular sólo tiene que dirigirse a Internet y recuperarlo.

Procesos de gestión
En este contexto, las compañías que no pueden invertir en redes o centros de datos avanzados, incluso las que tienen problemas de espacio, cuentan con varias soluciones. Una de ellas se basa en los discos duros virtuales, de los que también se benefician las organizaciones con sedes repartidas en distintos puntos de la geografía nacional o internacional.

Ahora bien, en el caso de que esta fórmula no cubra todas sus expectativas, se pueden contratar los servicios de firmas dedicadas al negocio de procesos de gestión. Éstas no sólo digitalizan y clasifican la información de sus clientes. También utilizan Internet para agilizar el tráfico y el intercambio de ficheros. Y es que una deficiencia o un problema relacionado con una mala gestión puede repercutir negativamente en el día a día de una compañía: desde un incremento en los tiempos de consulta de un texto hasta, en el peor de los casos, la posible pérdida de toda esa información.

Gestión documental
La posibilidad de disponer de un sistema de gestión documental consiente que una compañía controle y administre el flujo de documentos que mueve. Aplicado a Internet, el abanico de posibilidades se diversifica bastante: análisis del estado e historial de un archivo, elaboración y petición de consultas, recuperaciones, mantenimiento o modificación de la información que tiene un inventario, etc. En estos instantes, la salud de este modelo de negocio es muy buena, tal y como se desprende de las palabras de Gonzalo Rivas, director comercial de Iron Mountain España, multinacional dedicada a la protección y almacenamiento de la información: “Cada día más empresas, en su búsqueda por aumentar la productividad y reducir costes, apuestan por integrar la gestión documental on-line en sus procesos internos”.

Firmas que operan en mercados que pertenecen a sectores como la sanidad, las finanzas o los seguros, además de la construcción y servicios de consultoría, solicitan este tipo de soluciones. Los motivos que explican esta demanda son varios: “La externalización de la gestión documental implica que los empleados de una compañía pueden dedicar más tiempo a los aspectos fundamentales de su negocio, dejando en nuestras manos la organización del archivo y custodia de los documentos, existiendo una mejora inmediata en términos de productividad”, puntualiza Rivas. Como valor añadido a esta argumentación, las empresas reducen los costes relacionados con la gestión de sus ficheros y aquellas ineficacias que, en alguna que otra ocasión, suelen ser habituales en el día a día de una organización.

En este ambiente, Iron Mountain ofrece un servicio de almacenamiento físico, conversión y custodia digital muy completo. Cuando los documentos han sido archivados, y con la ayuda de una conexión a Internet, es posible consultar la disponibilidad de uno o varios archivos utilizando un programa de gestión documental on-line. La aplicación permite, por ejemplo, visualizar un inventario y solicitar las consultas que el trabajador crea oportunas en un momento dado y en cuestión de segundos.

Documento físico
Es por ello que Iron Mountain provee a sus clientes de una interfaz web, un FTP o una dirección de correo electrónico, según las necesidades. Las compañías que lo crean conveniente pueden, además, pedir la entrega física del documento y recibirlo en mano. “El impacto en la productividad es todavía mayor cuando el documento digitalizado se incorpora a una herramienta de archivo electrónico o, incluso, de workflow. Se trata de una práctica habitual por parte de nuestros clientes”, concluye el responsable de la multinacional en nuestro país.

En cuanto a servicios, Iron Mountain facilita el seguimiento interno de los archivos de sus clientes gracias a un código de barras que hace que el sistema registre todos y cada uno de los expedientes con los que se trabaja. La conversión de ficheros electrónicos, por su parte, propone distintas fórmulas en base a los requerimientos y demandas de cada organización. Una de las más interesantes es la que digitaliza los documentos nuevos a medida que llegan a la empresa: por ejemplo, albaranes que certifican las entradas y las salidas que día a día tienen lugar en un almacén. También conviene barajar la digitalización bajo demanda para los ficheros que están custodiados en las propias dependencias de Iron Mountain.

En este caso, el expediente solicitado se localiza y digitaliza. A continuación, se somete a un proceso de calidad para, finalmente, enviarlo en formato electrónico. Existe la posibilidad, no obstante, de que este archivo sea alojado en un servidor para que el personal autorizado lo manipule, consulte o imprima. Como valor añadido, admite búsquedas simultáneas y desde distintas ubicaciones para que los empleados hagan anotaciones o comentarios.

Caso práctico: Recall
Otra firma dedicada a la gestión de la información es Recall, que traslada a sus centros los documentos de su cartera de clientes en contenedores normalizados. Para proceder a una consulta, hay que cumplimentar el formulario “Orden de Petición de Servicios”, que se puede obtener a través de www.recall.com.

Recall tiene personal cualificado en archivos que salvaguarda la información de las empresas.

Ahora bien, esta firma cuenta con un servicio en modalidad ASP (del inglés, Application Service Provider, proveedor de servicio de aplicaciones) gracias al cual varios usuarios acceden de manera simultánea a los fondos digitalizados que Recall ha tratado anteriormente. Este programa recibe el nombre de ReView y para utilizarlo sólo se necesita una conexión a Internet. Así, personal interno y asociados ubicados en diferentes localizaciones comparten documentación de una forma cómoda y segura. También está pensado para trabajar con referencias cruzadas, lo que permite hacer un doble clic en un documento y visualizar de inmediato todos los ficheros relacionados con él. No importa su origen ni tampoco su tipología.

En último lugar, destaca la aplicación Adapting Document. Se trata de un software propiedad de la empresa Adapting (dedicada a la integración, desarrollo e implantación de sistemas de información con tecnología web) que agiliza la organización, gestión, búsqueda y localización de documentos digitalizados. Basado en estándares web, está preparado para integrarse ya sea en la intranet o extranet de cualquier organización.

Diversos módulos
El programa, que se gestiona con la ayuda del navegador, ofrece módulos para la introducción automática de datos, así como captura de imágenes, factura electrónica y software comercial de gestión. Con una opción que lo protege de accesos no autorizados, trabaja con cualquier tipo de fichero: presentaciones, imágenes o faxes electrónicos, por citar algunos ejemplos. Es de agradecer que cada documento tenga una ficha técnica descriptiva que puede leerse antes de descargarse. También hay una opción de vista previa.

La mayoría de las empresas a las que se dirige Adapting Document son organizaciones que precisan de un registro de entrada y de salida de documentación con bastante frecuencia y de un control de tareas pendientes por persona. Además, están las compañías que quieren evitar facturas y albaranes en papel. Con un coste medio que oscila entre los 8.000 y los 15.000 euros, “su retorno en cuanto a ahorro de tiempo depende directamente del volumen de documentos que maneje la firma y la frecuencia de consultas de esos documentos por parte de diferentes usuarios”, indica Luis Saez, director comercial y de marketing de Adapting.

Almacenaje virtual
La utilización de los discos duros en línea, como servicios de almacenamiento virtual no es nueva. La llegada de la banda ancha y la presencia cada vez más generalizada de aplicaciones basadas en la Web 2.0 han sido muy importantes a la hora de exprimir las posibilidades que ofrece un disco duro virtual: los trabajadores gestionan los archivos a través de un directorio privado, que se localiza en un servidor de Internet. La empresa que contrata este servicio reserva un determinado espacio en la memoria de éste para almacenar documentos y archivos en modo remoto con respecto a la ubicación física del ordenador del empleado.

Almacenamiento virtual

Muchos de los servicios de disco duro virtual que existen se basan en lo que se conoce como protocolo de transferencia de ficheros o FTP (del inglés, File Transfer Protocol), lo que hace que el uso de estas herramientas se simplifique de forma extraordinaria; tanto, que el espacio remoto virtual creado es similar al de una unidad de disco complementaria.

Una de las principales ventajas hace referencia al concepto de movilidad, resultando útil para los profesionales que, por su trabajo, tienen que estar continuamente fuera de la oficina. En este caso, sólo hay que asegurarse de que el equipo con el que se trabaja esté configurado debidamente para esta tarea y que tenga conexión a Internet. Los discos duros virtuales, además, permiten compartir archivos con el fin de que los empleados que trabajen para una misma compañía, pero en delegaciones distintas, estén en condiciones de trabajar a partir de un mismo documento. A nivel de seguridad, los servidores externos son una alternativa a los clásicos backups en caso de incendios, virus o cualquier otro desastre.

Simple Storage Service
Amazon provee de uno de los servicios de discos duros virtuales más conocidos: Simple Storage Service o S3, un sistema de almacenamiento genérico para Estados Unidos y Europa. Algunas empresas ya lo están utilizando para depositar sus copias de información. Sus características más relevantes son que brinda almacenamiento ilimitado y que sólo hay que pagar por el espacio que se ocupa y la transferencia de datos que se efectúe. Teniendo en cuenta que admite cifrado de contenidos a través de claves privadas, resulta idóneo para que una empresa con varias sedes intercambie ficheros o almacene datos temporales y copias de seguridad.

La llegada al mercado de S3 ha significado un avance notable respecto a los servicios de almacenamiento on-line y backup remoto más tradicionales. Eran mucho más restringidos y las cuotas que había que pagar sólo permitían hacer un uso limitado del espacio que se ofrecía.

Existen empresas que, por su parte, proveen de aplicaciones que guardan ficheros susceptibles de ser compartidos en Internet. Es el caso de Jungle Disk. Ha desarrollado una aplicación que aloja los archivos y las copias de seguridad (por ejemplo, el histórico de los correos) del usuario en el servidor S3 de Amazon. El programa es sencillo, al poder acceder al espacio de almacenamiento de la misma forma que una unidad de disco a través de la ventana “Mi PC” del ordenador. Las claves de Jungle Disk se resumen en tres puntos: ausencia de cuotas mensuales, almacenamiento ilimitado (cada gigabyte requiere un desembolso de 15 céntimos de dólar) y sistemas de encriptación que salvaguardan toda la información.

Comunicación fluida
Cualquier compañía que precise compartir información, ya sea con clientes, proveedores o colaboradores, debería plantearse el hecho de optar por los servicios que ofrecen los discos duros en línea o, en su defecto, un sistema de gestión documental a través de Internet; en especial, porque ambas alternativas eliminan problemas habituales derivados de la comunicación o la distancia física. Además, otra cuestión importante es el ahorro, no sólo de tiempo sino también de servicios de mensajería. Incluso, estas herramientas y programas evitan saturar la capacidad y el rendimiento de los correos electrónicos que pesan mucho. Por último, está la posibilidad de llevar a cabo un registro exhaustivo de todas y cada una de las actividades con la tranquilidad que tiene saber que terceros no manipulan documentos de vital trascendencia para la compañía.

Los pilares del almacenamiento virtual
- Acceso protegido mediante contraseña (identificación y autentificación de usuarios).
- Intercambio remoto y seguro de documentación entre una organización y sus empleados.
- Disponibilidad permanente de los ficheros.
- Envío de hiperenlaces para consultas externas.
- Prestaciones de seguridad extras como antivirus y copias de seguridad.
- Control de accesos, impresiones y descargas.
- Fichas que contienen metadatos con una doble funcionalidad: ayudar a identificar los documentos y buscarlos.
- Control de las cuotas de espacio que ofrece el servidor.
- Permisos distintos según perfiles de usuarios y administradores.

Worfkflux.net: una herramienta útil
La empresa mexicana Bitlab Interactive ha desarrollado Workflux, un sistema que ayuda a controlar y administrar los proyectos y archivos digitales. Está pensado para efectuar un control de los usuarios que acceden al sistema y el manejo que cada uno de ellos hace de los ficheros. Otra utilidad interesante es el panel de conversación para agregar comentarios a partir de los siguientes criterios: fichero, carpeta o proyecto. Además, soporta los formatos digitales más extendidos, tanto de vídeo como de audio y de imagen.

Workflux controla y gestiona cualquier clase de archivo de forma sencilla y eficaz.

En concreto, las propuestas de Worfkflux.net se dirigen a usuarios particulares y entornos corporativos. “Contamos con un plan gratuito con el fin de que las empresas puedan explorar sus beneficios para que en cualquier instante opten por algunos de nuestros planes superiores”. Eso sí, a diferencia de otras propuestas, la capacidad del disco duro es de 120 Gb y el tamaño de los archivos que se quiere subir es de 3 Gb”, explica Ernesto Bañuelos, director de comunicación multimedia de Bitlab Interactive.

Para conocer la disponibilidad y el estado de todos sus activos, una compañía debe incorporar un software informático de gestión de mantenimiento. Las nuevas tecnologías han mejorado estos programas hasta hacer de ellos medios muy rentables con el fin de incrementar a medio y largo plazo las cifras de negocio de la empresa.

La Gestión de Mantenimiento Asistida por Ordenador (GMAO) engloba todos aquellos procesos dirigidos a gestionar a través de un programa informático y de forma eficiente el buen estado de los activos de la empresa, incluyendo desde el propio edificio a la maquinaria y las existencias. Al integrar todos estos datos de un modo centralizado, se facilita el acceso a la información por parte del equipo de trabajo, así como la protección del conocimiento ante pérdidas de personal clave. Esta labor está adquiriendo particular preponderancia en el seno de las empresas, en especial en las de gran envergadura. Si antes se consideraba una cuestión de segundo orden, un gasto no necesario para la marcha de la compañía, los nuevos modelos de gestión que surgen en el mercado están cambiando esa perspectiva.

Ahora, muchas firmas no sólo la contemplan como algo prioritario, sino que encuentran en ella una manera más de asegurar éxitos y rentabilidades económicas a medio-largo plazo. La renovación que experimenta este tipo de software pasa irremediablemente por un aprovechamiento de las nuevas tecnologías, que dejan atrás los métodos arcaicos de mantenimiento, que adolecían de falta de organización. Este inconveniente causaba numerosas pérdidas de tiempo y de dinero.

Principales prestaciones
Poseer un programa de software de gestión de mantenimiento en los ordenadores de una empresa permite disponer de un repositorio centralizado y organizado de toda la información disponible acerca de los equipos e instalaciones a los que se debe realizar una tarea de seguimiento. “Y, sobre todo, facilita analizar la información ordenadamente, mejorando así los procesos de mantenimiento y ayudando a la toma de decisiones tácticas y estratégicas”, afirma Jaume Gelada, gerente de Advantur Technologies, consultoría especializada en el desarrollo de software de logística, mantenimiento y transporte.

Una vez que se cuenta con los datos sobre activos y operaciones, es posible programar de forma ordenada todas las acciones que hay que ejecutar: registros de órdenes de trabajo, imputación de horas de personal, recambios, análisis de costes, etc.

La primera función que debe desarrollar esta aplicación es el control de activos. Para ello, el software elabora una ficha técnica que contiene toda la información precisa para desempeñar una determinada labor. En esta ficha se incluyen la totalidad de los datos de los equipos e instalaciones en los que hay que llevar a cabo un proceso de mantenimiento. Para poder ordenarlos optimizando la facilidad de acceso a ellos, el registro debe tener una estructura arborescente sin limitaciones de amplitud y profundidad para hacer las agrupaciones de activos necesarias. Aquí pueden incluirse también los datos acerca de los repuestos que existen en los almacenes, y en caso de tener ya implementado un software para la gestión de los mismos, hacer que ambos se conecten de algún modo. “Es utilísimo contar con un buen módulo de gestión de almacenes de recambios y compras que consienta ver la información detallada de stocks, el histórico de movimientos, así como controlar los recambios por referencias”, indica Jaume Gelada.

Luego, el gestor de órdenes debe registrar la información exhaustiva que llega sobre las operaciones efectuadas. Resulta primordial que un software de esta clase tenga contabilizadas las horas del personal, los recambios utilizados, las facturas externas o las operaciones realizadas, para así saber con qué recursos cuenta en cada momento. Es especialmente importante esta circunstancia cuando la empresa se tenga que enfrentar a algún tipo de avería: si se ocasiona, el sistema debe aplicar una serie de medidas correctoras con la mayor rapidez posible. De hecho, la diferencia de calidad entre un sistema de gestión de mantenimiento u otro radica, en gran parte, en su capacidad de seguimiento y control de las averías.

Por último, es fundamental disponer también de un sistema de reporting potente capaz de obtener los informes claves que permitan conocer en todo momento el estado de los activos.

Solucionar averías

Es importante tener un sistema de reporting capaz de obtener los informes claves.

El segundo tipo de mantenimiento es el preventivo, que también tiene una gran presencia en las compañías. Su actuación consiste en la realización de una serie de acciones sobre los activos tomando como base una frecuencia preestablecida (kilómetros recorridos, tiempo en funcionamiento, etc.). Esta frecuencia puede venir fijada por el histórico que se haya dado de los activos o por recomendaciones explícitas de los mismos fabricantes de los productos del activo. La ventaja que presenta respecto al correctivo es que las averías suelen evitarse antes de que ocurran. Su principal defecto, por otro lado, es el alto precio que implica puesto que, al regirse por un calendario fijo, pueden darse en muchos casos sustituciones de materiales mucho antes de que estos hayan llegado al final de su vida útil. Además, este sistema impide conocer a veces de manera adecuada cuál es la durabilidad y el estado real de los activos.

Estos dos métodos vienen acompañados en algunas firmas de gran magnitud por el último de los tipos de software de mantenimiento: el predictivo, que se basa en una serie de parámetros que detectan fallos, los analizar y corrigen previamente a que tengan lugar. Los datos que señalan la urgencia de acometer acciones de mejora provienen de informes de fallos que se originan con una mayor periodicidad de la que normal, consintiendo a posteriori que la empresa cambie sus plazos de mantenimiento para impedir que se deterioren de modo imprevisto.

Información básica

Estos sistemas permiten organizar todas las tareas que deben llevarse a cabo por mantener en estado óptimo los equipos.

El empleo de los sistemas GMAO ayudan en el desarrollo de su trabajo a miembros de varios departamentos de la empresa. “Va dirigido en particular a los departamentos de mantenimiento, pero también puede ser utilizado por otras secciones. La de calidad, por ejemplo, que puede así efectuar la gestión del cumplimiento de las normativas vigentes acerca de mantenimiento de activos. También puede resultar útil para los departamentos financieros y de compras ya que les agiliza la tarea de registro del estado de los activos a la hora de recibir peticiones de compra, proveyéndose de información que les permita valorar la productividad y el coste de los equipamientos”, expone Santiago García, director de marketing de Genial Soft, firma dedicada a la consultoría de gestión de almacenes inteligentes.

Su alta funcionalidad ha ayudado a que este mercado se encuentre en un continuo proceso de escalada tecnológica. Los avances que se han desarrollado en los últimos años están orientados, por un lado, a extender el sistema a la web a través de intranets e Internet, con el objetivo de ampliar el sistema a colaboradores, subcontratas y usuarios de las instalaciones y, por otro, a favorecer la movilidad gracias a dispositivos como PDA o smartphones. “La utilización de las redes de telefonía móvil 3G y de las nuevas generaciones de dispositivos para construir soluciones de movilidad establecerán una comunicación en tiempo real y una captura de datos a través de métodos alternativos como imágenes, códigos de barra, radiofrecuencia, etc.”, avanza Gelada.

Sistemas GPS
Además, algunas empresas como la propia Advantur Technologies aplica también tecnologías basadas en sistemas de información geográfica como la captura de posición de los activos a través de sistemas GPS. A medida que se vayan implementando estos sistemas con innovaciones tecnológicas, se abrirá en el mercado una nueva situación que facilitará a más compañías acceder a programas informáticos de gestión de mantenimiento. “El futuro pasa inexorablemente por una implantación de estos software en firmas de menor dimensión que estén interesadas en controlar y supervisar sus instalaciones a fin de ahorrar costes y prevenir averías. Pronto, las empresas pequeñas y medianas con un equipo de mantenimiento limitado comprenderán que uno de estos programas les permite suplantar la falta de personal dedicado a través de un uso más racional de los servicios”, finaliza García.

Tipos de GMAO en el mercado
A la hora de hacerse con los servicios de un Software de Gestión de Mantenimiento, puede optarse por varios modelos distintos en función del tamaño de la empresa. Para aquellas que tengan pequeños equipos de mantenimiento en los que apenas se dispone de tiempo para las tareas administrativas, existen los programas de nivel básico, con un coste relativamente bajo. En estos casos, el propio usuario es quien suele adquirir la licencia de uso para instalar con posterioridad el sistema y ponerlo en funcionamiento.

En un segundo nivel se encuentran los GMAO (Gestión de Mantenimiento Asistida por Ordenador) de grado medio, que incorporan programas capaces de cubrir la mayoría de las exigencias de una empresa mediana y grande. El coste es más alto, ya que a la hora de implantarlo es precisa la ayuda de un servicio de consultoría especializada que proporcione el fabricante del software. Estos son quizá los más extendidos debido a la buena relación que guardan entre funcionalidad, complejidad y coste.

Nivel alto
Por último, dirigido a empresas de grandes dimensiones, se halla el software de nivel alto. Los programas que incluye son muy complejos y el elevado coste que tienen les permite cubrir todas las necesidades de una compañía de ámbito global. Y es que sus protocolos administrativos son también de gran tamaño, con una oferta de nivel internacional.

Un sector maduro
En España el mercado del software de mantenimiento está más o menos maduro. Cuenta ya con seis fabricantes nacionales así como con unos pocos distribuidores que importan programas diseñados por compañías extranjeras. Y pese a que, por lo general, son las empresas de más de 100 trabajadores las que se plantean incorporarlo, algunas firmas de menor envergadura pueden también requerirlo en función de sus necesidades y del tipo de maquinaria que posean.

Una tendencia que sí existe en el mercado español es la de externalizar el control de software. Este proceso consiste en contratar trabajadores a tiempo completo pertenecientes a una empresa exterior que fabrique programas de mantenimiento, si bien siempre suele estar presente en el equipo de trabajo algún empleado interno.

Cuándo externalizar
La decisión de delegar en esta tarea se somete, básicamente, a dos indicadores. En primer lugar, al propio tamaño de la compañía: a mayor dimensión, más opciones de llevar a cabo una externalización. Puesto que la complejidad del software registra varios niveles, el número de empleados encargados de controlarlo variará en función de ello, pudiendo ir de siete a 1.000 en casos de firmas con una gran red internacional. En segundo lugar, depende también del tipo de maquinaria con el que se trabaja: si es más especializada, se dan menos posibilidades de delegar en trabajadores ajenos a la empresa.

Las compañías de logística y distribución tienen en las soluciones de gestión para empresas de transporte un completo organizador de tareas que permite aumentar la productividad y eficacia en la administración de funciones y mejorar el control de las actividades que desempeñan.

Conocer en todo momento qué vehículos están cargados y cuáles no, cuántos portes ha efectuado un chófer a lo largo del mes, emitir facturas, certificar una recogida o coordinar rutas constituyen algunos de los múltiples quehaceres que realizan los programas de gestión para empresas de transporte. Estos software no son más que sencillos organizadores de trabajo, herramientas especializadas que aglutinan e integran, en un mismo paquete informático, los procesos de una compañía: comercial, tráfico, almacén, aduanas, logística, finanzas, tracking (rastreo o seguimiento) y análisis de información, entre otros, ya que están capacitados para gestionar cada una de las áreas funcionales de la empresa en todos sus centros y plataformas y en tiempo real.

Esta inmediatez posibilita, por ejemplo, una comunicación directa con entidades oficiales, proveedores y clientes, lo que redunda en la optimización de recursos y el incremento de la productividad. “Un empresario que posea un programa de gestión de empresas de transporte específico para su negocio obtendrá el doble de rendimiento que una persona que se organice con hojas de Excel y documentos de Word”, apunta María Luz González de Ulloa, directora de CEA Ordenadores, fabricante de software de gestión y a la medida.

Los sistemas de navegación portátiles son un elemento básico en la asignación de rutas de transporte.

Como potentes instrumentos de análisis, el principal objetivo de estas aplicaciones es el de solventar por completo las necesidades de una empresa de transporte. Es decir, dar respuesta a los requerimientos de trazabilidad e información de los clientes. Cumplir con esta misión aporta notables ventajas, como la automatización de las operaciones. Así lo corrobora Javier Álvarez, del departamento comercial de _bytemaster, compañía de servicios informáticos centrada en el desarrollo de software vertical para empresas transitarias, logísticas y aduaneras: “En los sectores muy especializados, y el de transporte lo es y mucho, se requieren soluciones verticales que agilicen o eliminen los procesos repetitivos y automaticen al máximo estas operaciones”.

Toma de decisiones
En un segmento en el que cada día se llevan a cabo un mayor número de actividades con menor margen, estas prestaciones se antojan vitales puesto que se evitan errores en la realización de labores, se reduce el personal encargado de tareas administrativas reiterativas de supervisión y control y, además, se conoce al momento el rendimiento de cada operación, lo que facilita la toma de decisiones.

Miquel Compte, responsable comercial de Advantur Technologies, compañía de software especializada en sistemas de gestión de mantenimiento, logística y transporte, va más allá a la hora de perfilar las aportaciones más interesantes de estos programas: “Cuando se analiza un software resulta necesario evaluar no sólo las características que ofrece el programa en sí sino la filosofía de trabajo de la empresa y el equipo humano que hay detrás de este producto, algo que será fundamental en la implantación y en la resolución de las necesidades del cliente”.

Situación del mercado
Cualquier empresa relacionada con el transporte, independientemente de su tamaño, halla en este tipo de programas un perfecto aliado para su negocio, sobre todo en este periodo de inestabilidad en el que el sector ha visto reducidos sus márgenes de beneficios a causa del alto coste del combustible. Desde agencias y grandes compañías hasta transportistas individuales, todos precisan de instrumentos de estas características que ayuden a gestionar adecuadamente sus recursos y aumentar su productividad. “Aunque facilitan las tareas de todos los miembros de una compañía, los principales beneficiarios de las virtudes de estos ERP (sistemas de planificación de recursos empresariales) son los operarios de tráfico y el personal de administración y finanzas”, señala Álvarez, de _bytemaster.

Desde el punto de vista de la oferta, si bien hace tiempo que existen corporaciones sólidas capaces de ofrecer soluciones estandarizadas, la demanda no se ha mantenido siempre estable. Años atrás, se acusaba cierta falta de interés por invertir en la mejora de los sistemas informáticos que colaboraran con el desarrollo de la actividad de un negocio de este tipo. Sin embargo, en los últimos tiempos, el mercado ha experimentado un cambio. La caída de la rentabilidad de las compañías del sector ha obligado a reducir los costes operativos y a ampliar en cantidad y calidad el servicio propuesto al cliente final. A través de operaciones de adquisición de empresas y creación de redes de colaboración, a día de hoy los sistemas tecnológicos han pasado a formar parte de la estrategia corporativa.

Constante evolución
A la par que el conocimiento informático de los usuarios, estas aplicaciones han avanzado bastante desde sus orígenes. Al principio, los programas se basaban en MS-DOS y constaban de pantallas en blanco y negro. Con el paso de los años, han acrecentado sus prestaciones ganando básicamente en flexibilidad. Así, González de Ulloa (CEA Ordenadores) explica cómo han evolucionado los programas de transporte desde que su compañía lanzara, hace 14 años, su primer modelo: “Eran aplicaciones menos amigables que las actuales, programas bastante duros y poco flexibles”.

Los sistemas de voz serán un avance importante para la captura y gestión de datos.

Y es que, actualmente, la mayoría del software que se comercializa se hace a medida, amoldándose a las características específicas de cada negocio. Se constituyen por módulos y cada compañía los configura en función de sus necesidades. Se crean, de esta manera, plataformas que contienen diferentes piezas: sistemas de comunicaciones para automatizar las transferencias de datos entre una empresa y sus colaboradores; módulos de contabilidad para llevar al día las cuentas; herramientas de transporte para organizar las actividades de carga o asignación de vehículos, o de almacenaje, etc.

En épocas recientes, la innovación permanente llevada a cabo por los fabricantes ha dado lugar a productos que cuentan con los últimos lenguajes y tecnologías (RFID, voz, J2EE) mejorando, además, en las tareas de localización de flotas. Compte, de Advantur, hace hincapié en este aspecto: “La reducción de los costes de los dispositivos de posicionamiento vía GPS ha contribuido a que las empresas de transporte hayan incorporado estos equipos para el control de la posición de sus vehículos”. Esto implica la rentabilización de los gastos de desplazamiento, la optimización de los tiempos y una mayor eficacia en las entregas. Pero, no sólo se han introducido navegadores GPS en camiones y furgonetas, la popularización en este segmento de otros gadgets, como las PDA o los teléfonos móviles provistos de localizador, han permitido la confirmación in situ de las entregas, respondiendo con celeridad a las solicitudes de los clientes.

Tiempo real
Este aspecto tiene relación directa con lo que muchas empresas del sector consideran el paso decisivo: los enlaces en tiempo real, comunicaciones tanto con la Aduana (Agencia Tributaria) como con los puertos, otras compañías o los usuarios finales, que han agilizado los trámites del transporte, entre otras aportaciones al negocio. Ángel Ruiz Ezquerro, director comercial de Alerce, firma especializada en el desarrollo e implantación de sistemas de información para el sector del transporte y la logística, añade: “La principal evolución ha sido pasar de programas e informática distribuidas (cada plaza tenía su aplicación y su base de datos) a aplicaciones y bases de datos únicas y a toda una trama de transportes operando en tiempo real”.

De hecho, muchos negocios han centralizado los procesos de gestión en un único punto al que se puede acceder de manera remota (on-line) en tiempo real y con total transparencia. Aunque no solamente la propia entidad puede disponer de su propio centro de información sobre su infraestructura, incluso los fabricantes de estas modalidades de software ofertan servicios como portales web que actúan como central de comunicaciones para los diferentes interlocutores. Aunque no es la única opción que la propia entidad disponga de un centro de información particular sobre su infraestructura, también los fabricantes de esta modalidad de software ofertan servicios como portales web, que actúan como central de comunicaciones para diferentes interlocutores.

Un futuro innovador
Sin duda, las próximas soluciones de gestión para empresas de transporte vendrán marcadas por la innovación continua. Las tecnologías punteras del sector informático entrarán a formar parte de estas aplicaciones y a la cabeza de las mismas estará Internet, la plataforma que permitirá el encuentro de proveedores, clientes y compañías logísticas y de distribución al momento, fácilmente y sin grandes desembolsos económicos. Esta integración ya es una realidad en muchos programas, satisfaciendo así la demanda de un sector cada día más exigente. Por otro lado, los sistemas RFID de identificación por radiofrecuencia mejorarán la trazabilidad y los métodos de cálculo ofrecerán una mayor precisión para la optimización de rutas. Junto a ellos, la voz será otro avance importante a tener en cuenta respecto a la captura de datos. Estos ingredientes ya están presentes en las últimas novedades de compañías punteras del sector como Alerce, Advantur Technologies, VGG Aplicaciones o _bytemaster.

Bazar/Programas de gestión de transporte

1 – QTrans

La propuesta de Advantur es un plataforma tecnológica compuesta por una serie de módulos: gestión de almacenaje, portal web B2B, herramienta de comunicaciones… Se trata de una solución completa, integrada y avanzada que subraya la eficacia y rapidez en la implantación así como la garantía de continuidad y evolución futura. Entre sus prestaciones para el sector de la logística de transporte, destacan las funciones de seguimiento en tiempo real de los paquetes, la mejora de la trazabilidad con la utilización de la tecnología RFID y la optimización de las rutas.

2 – Alertran

Programa especializado de Alerce para empresas de transporte de carga fraccionada, grupaje y distribución. Permite la organización de las diferentes áreas funcionales de la empresa en todos sus centros y plataformas. Además, la compañía dispone de soluciones independientes que pueden integrarse, como Senda, Phonos, Sedon o Diana. Las últimas en incorporarse han sido Phonos, aplicación orientada a la captura de datos y gestión de procesos mediante voz, y Senda, un sistema dinámico de optimización y planificación de recursos para tráficos de larga distancia.

3 – b first

Presentado como un completo ERP, la propuesta de _bytemaster emplea la tecnología .net de Microsoft y base de datos SQL Server. Está listo para interactuar con otros sistemas de modo on-line y puede ser implantado con módulos o íntegramente. Finanzas, administración, comercial o tráfico, son algunas de las áreas en las que trabaja aunque la compañía lanza cada año nuevas herramientas que completan los elementos ya existentes. En 2007 salió al mercado un módulo de logística y radiofrecuencia, y recientemente otro para firmas consolidadoras (NVOCC).

4 – Software de transportes 3000

Es la tercera generación del programa modular de CEA Ordenadores. Está destinado a la gestión de una agencia de transportes y, entre otras tareas, controla el sistema de carga de camión, el pago a transportistas, la facturación de clientes… Disponible en dos versiones: monopuesto para un ordenador y versión red para varios equipos, puede funcionar en Internet a través de una conexión automática para ver el estado de los envíos. Posee múltiples opciones: posibilidad de traspasar datos a un dispositivo portátil (PDA o Pocket PC) o enviar mensajes SMS a teléfonos móviles.

5 – vggADP

Este software para operadores logísticos incorpora funciones como las de diseño de almacén, configuración de cliente, gestión de movimientos o facturación automática. Ediaweb es una herramienta que permite, a través de Internet, controlar el stock, ver los movimientos y efectuar pedidos desde cualquier sitio y momento. Además, esta solución ha sido optimizada con dos extensiones: vggADP Radio, una solución de radiofrecuencia que comunica los terminales lectores de códigos de barras con la aplicación, y vggTabula, programador de tareas para automatizar procesos.

Cada vez son más numerosas y especializadas las aplicaciones de modelado 3D dentro de diferentes ámbitos de la ingeniería, como el diseño y la fabricación de productos industriales, la ingeniería civil, la arquitectura, y muchos otros. Todas aportan grandes ventajas a los profesionales, frente a las aplicaciones de delineación 2D típicas, a pesar de que éstas últimas se encuentren más implantadas por el momento, puesto que fueron desarrolladas con anterioridad. En su mayoría, prevén aspectos que pueden considerarse clave en la tarea de modelado por ordenador, y que, en consecuencia, resultan de mayor interés para la empresa o los profesionales, que las utilizadas habitualmente.

Antes de ver las diferentes soluciones, debemos aclarar que la manipulación de elementos geométricos tridimensionales no sólo implica tener capacidad para almacenar la información necesaria para describir la forma y la posición en un espacio tridimensional. También es necesario contar con un gestor de visualización que facilite generar de forma automática todas las proyecciones que el usuario necesite. Durante el trabajo con aplicaciones 2D, es el usuario quien debe generar todo tipo de imágenes planas aplicando el proceso de modelado y proyección. En cambio, con la utilización de las soluciones 3D, es posible trabajar directamente con el modelo geométrico tridimensional. Es lo que se denomina trabajo con modelos geométricos virtuales.

Prototipos virtuales

La integración de cada una de las fases del proceso de diseño y fabricación aporta grandes beneficios, puesto que el uso de prototipos virtuales creados a partir de sus respectivas aplicaciones permite su posterior análisis con otras herramientas CAE, al conseguir simular ciertos comportamientos que son imposibles de prever sin la creación de prototipos físicos o virtuales.

Entre tantas soluciones disponibles, es necesario escoger bien para que la inversión efectuada resulte rentable.

Deben analizarse los siguientes apartados, que consideramos esenciales:

- La compatibilidad, un aspecto crítico para intercambiar proyectos entre diferentes aplicaciones.

- La interfaz (GUI), que sea amigable a la hora de manejar el modelado en pantalla, de forma que facilite movimientos intuitivos y orientaciones dinámicas con simples combinaciones de teclas.

- La visualización de un modelo también es interesante, así como el hecho de que admita sombreado, permita mostrar líneas ocultas, o bien, trabaje con avanzadas técnicas de renderizado (proceso de cálculo complejo desarrollado por un ordenador destinado a generar una imagen 3D).

- La asociación plena entre 3D y 2D, ya que la mayoría de las aplicaciones simples incluyen modificaciones de 3D a 2D, pero no en el sentido inverso.

- La biblioteca de elementos o el uso de las tablas de familia, consistentes en la creación de componentes relacionados por parámetros dimensionales.

En definitiva, escoger la opción acertada dependerá de las necesidades propias de cada proyecto. Por lo tanto, a la hora de instalar una solución (ver cuadros) resulta fundamental analizar pormenorizadamente las necesidades presentes, pero, sobre todo, las futuras, para que las actualizaciones de los programas no encarezcan el presupuesto de esta partida.

La necesidad de competir en las mejores condiciones en un mercado cada día más exigente está obligando a algunas empresas a buscar herramientas con las que gestionar la información corporativa de la manera más eficaz. Uno de los mejores instrumentos para conseguirlo son los ERP (Enterprise Resource Planning, o Gestión de Recursos Empresariales), soluciones informáticas que permiten automatizar e integrar los distintos procesos de la actividad diaria de un negocio: desde la gestión financiera y de clientes, hasta los recursos humanos, fabricación, gestión de activos fijos, compras, logística o ventas, asegurando la unicidad de la información corporativa y un incremento de la productividad y eficiencia en cada área.

Misma información

Básicamente, un ERP es un sistema de gestión centralizado de dato único. Es decir, posibilita ver siempre el mismo dato desde la perspectiva que sea necesaria en cada caso.

Todos los departamentos tienen acceso a idéntica información, cosa que no ocurre, por ejemplo, con los sistemas de contabilidad tradicional, que suelen dejar bastantes flecos sueltos para que cada jefe de área desarrolle su propio sistema de gestión. De esta manera, cuando un dato, por ejemplo, un pedido de ventas, entra en el sistema, el ERP se encarga de enviar automáticamente la información a todas las áreas que se ven implicadas.

Así, el departamento de cobros puede conocer en todo momento y mediante una simple consulta las facturas sin abonar de un cliente, sus datos de contacto y el histórico de ventas.

Algo de historia

El antecedente primigenio de los actuales sistemas ERP surge en los años setenta y fue bautizado como MRP (Material Requirement Planning), cuyo objetivo era la planificación de las necesidades básicas de la empresa. Posteriormente, aparece el MRP II (Manufacturing Resource Planning), más completo y que ya controla los recursos materiales y el proceso de producción. La industria manufacturera fue la que mejor supo aprovechar esta oportunidad y, a lo largo de la década de los noventa, el concepto evolucionó hasta implicarse en la mayoría de los departamentos de la empresa.

Fue en ese momento cuando los ERP pasaron a considerarse como sistemas integrales de gestión para los negocios, aunando en una única aplicación desde la producción hasta el soporte al cliente, pasando por la logística, ventas, compras, contabilidad, gestión de proyectos, recursos humanos, etc. Sus objetivos no pueden resultar más evidentes: optimizar los procesos corporativos; acceder a la información de forma fiable, precisa y oportuna; poder compartir los datos entre todos los componentes de la organización; eliminar información y operaciones innecesarias o redundantes; y reducir los tiempos y los costes de los procesos operativos.

Todo sistema ERP debe reunir tres cualidades primordiales: integridad, modularidad y adaptabilidad. Al ser integrales, todos los departamentos de una empresa se relacionan entre sí, de forma que el resultado de un proceso es el punto de inicio del siguiente. Otra característica básica de los ERP es que las funcionalidades se dividen en módulos, los cuales pueden instalarse en base a los requerimientos del cliente. Por último, son soluciones diseñadas para adaptarse a la idiosincrasia de cada empresa, lo que se consigue mediante la parametrización de los diferentes procesos.

Muchas ventajas

En realidad, todos los componentes de un ERP (el sistema de contabilidad, la gestión de almacén y logística, los módulos de compras y ventas, el seguimiento de clientes, etc.), eran ya piezas de la gestión tradicional de una empresa. Sin embargo, todos ellos han crecido a lo largo del tiempo, según iban presentándose necesidades. El resultado suele ser un cúmulo de sistemas incompatibles que no permiten tener una visión global de la totalidad de los procesos del negocio para facilitar una adopción óptima de decisiones.

Entre la multitud de ventajas que aporta una solución ERP podemos destacar las siguientes: ahorro de tiempo y trabajo a la hora de introducir los datos en el sistema y evitar la redundancia de los mismos; una visión corporativa más completa; mejora de la colaboración entre los diferentes departamentos; optimización de la eficiencia de los empleados; reducción significativa de los costes operativos gracias a una contabilidad más transparente; así como una mejor coordinación de los procesos de negocio y una gestión diaria más sencilla.

Beneficios mesurables

Como ya se ha dicho, el servicio fundamental que obtienen las empresas que implantan una solución ERP es que la información está disponible en tiempo real, a cualquier hora y en cualquier lugar del mundo, consintiendo a los empleados, clientes, partners y proveedores trabajar con mayor eficiencia y productividad. Y es que los ERP son herramientas de trabajo que mejoran la comunicación con la cadena de suministro, el servicio al cliente, la planificación y la automatización de los procesos. En el tema del inventario, ayudan a optimizar el flujo de procesos por lo que se consigue responder a niveles superiores de entrega.

Algunos “peros”

Las ventajas que se pueden obtener con una solución ERP son numerosas, pero también hay que tener en cuenta los gastos que conlleva en términos de dinero, esfuerzo y tiempo.

De forma habitual, implementar este tipo de software en una compañía obliga a cambiar los procesos de negocio. La resistencia por parte de los empleados a introducir dichas variaciones se puede convertir en el mayor obstáculo que se encuentren las empresas, lo que obliga a sus responsables a tener que afinar con su planificación y puesta en marcha. La implantación de un sistema ERP depende en buena parte de las habilidades y la experiencia de la plantilla, lo que obliga a apostar decididamente por su formación.

Otros puntos débiles son, evidentemente, su elevado coste y su rigidez, pues a veces resulta complicado adaptarlos al flujo específico de los trabajadores y los procesos de una compañía. Además, en ocasiones la información está organizada en módulos de manera compleja, lo que puede provocar ciertos problemas con los datos que se manejan. Todo ello obliga a ser especialmente cuidadoso a la hora de seleccionar la solución que queremos implementar en nuestra empresa.

Los avances tecnológicos han cambiado la manera de adquirir productos y servicios, lo que ha obligado a las empresas a realizar un acercamiento a los consumidores para conocer mejor sus necesidades y cómo satisfacerlas. De ahí la importancia de implantar una solución ERP, que se convertirá en una parte fundamental de la arquitectura del negocio al permitir contar con la información en tiempo real.

Los sistemas para el reconocimiento de voz han experimentado una radical evolución, superando las limitaciones técnicas iniciales y haciéndose imprescindibles para ámbitos como la propia logística. Este sector no ha tardado en darse cuenta de las posibilidades de dirigir las operaciones del almacén a través de la voz, dejando trabajar a los operadores con las manos libres.

Aquí se plantea una colisión con los sistemas tradicionales basados en terminales con radiofrecuencia ya que los sistemas de reconocimiento vocal actualmente presentes en el mercado operan como una entidad autónoma respecto a las tecnologías convencionales, generando una duplicación que comporta numerosos problemas de instalación y uso.

Los costes relacionados con los dispositivos hardware para la conversión de datos/voz, y las dificultades operativas que se derivan de la imposibilidad de disponer de una plataforma única capaz de gestionar al mismo tiempo la modalidad vocal y la convencional, han representado hasta ahora un serio obstáculo para la difusión de los sistemas de reconocimiento de voz. Y ello a pesar de que las condiciones operativas y las ventajas que se habrían podido obtener habrían justificado la inversión. Sin embargo, el sistema Audio Pick desarrollado por Incas Group supera dicha barrera de forma sencilla y eficaz, garantizando la máxima integración con significativos incrementos en los rendimientos: aproximadamente el 15-20% más respecto a las soluciones convencionales (radiofrecuencia, soportes de papel).

Un sistema dual
Incas Group ha conseguido realizar lo que se define como “sistema dual”. Un sistema probado con éxito en una sociedad especializada en la producción de medias para mujer y aplicable a cualquier realidad del sector logístico. El software funciona como intérprete entre el sistema de gestión y los terminales RF: traduce los comandos vocales impartidos por los operadores en informaciones digitales para el sistema de gestión. Audio Pick aprovecha las potencialidades de los dispositivos RF convencionales para dar forma a un sistema único, ágil, de sencilla implementación y capaz de integrarse perfectamente con las características del cliente.

Gracias a esta configuración, la solución Voice Picking de Incas Group, además de reducir en modo significativo el importe de la inversión, limitándolo a la adquisición de las licencias de software y de los auriculares, se configura como un sistema capaz de hacer funcionar en paralelo los tradicionales dispositivos RF y el Voice Recognition, poniendo a disposición de los operadores del almacén un canal más para interactuar con el sistema de gestión. Pero, sobre todo, va más allá de una solución nacida para operar con el propio sistema de gestión del almacén Easystor, y es capaz de comunicar con cualquier otra plataforma o sistema de gestión.

Desde que el proceso de globalización echara a andar hace apenas dos décadas, las empresas se enfrentan a un mercado cambiante y cada vez más exigente. “Las compañías operan en un entorno económico turbulento y cualquier área dentro del negocio requiere mayor velocidad y eficiencia”, subraya Julio Insa, responsable de soluciones de negocio de SAP Iberia. Entre las características de este nuevo escenario destaca la interconexión entre los diferentes actores de las cadenas productivas (proveedores, fabricantes, mayoristas, minoristas y clientes), que necesitan compartir información y colaborar entre sí para lograr efectividad.

Otros factores relevantes son la exigencia de un ritmo creciente en la innovación, que puede llegar a dejar los stocks desfasados, así como un nuevo modelo de negocio basado en la demanda. “Originariamente, era el fabricante quien ponía a disposición del mercado una serie de productos según su criterio. Hoy es el cliente quien decide qué se fabrica, cómo, con qué calidad y a qué precio”, explica Miguel Ángel Gallardo, director de soluciones de IFS Ibérica.

Solución tecnológica
Para hacer frente a la nueva situación, es preciso anticiparse a los requerimientos del mercado, invirtiendo en planificación de la cadena de suministro y en las soluciones de software adecuadas: un conjunto de herramientas que, generalmente, se engloban bajo el concepto Supply Chain Management (SCM) o gestión de la cadena de suministro. Según Gallardo, el principal rasgo de estas soluciones es que “introducen la concepción de que la compañía no es más que un punto dentro de una cadena más amplia”.

Así, si el tradicional Enterprise Ressource Management (ERP) sirve para ofrecer una visión integrada del propio negocio, el SCM va un paso más allá al poner estos datos en relación con la información del resto de las compañías de la cadena de suministro. “La sincronización e intercambio de datos es crucial para el éxito de la actividad comercial. Por ello, cada vez son más las empresas conscientes de la importancia de contar con un sistema efectivo para gestionar la cadena de suministro”, dice María Isabel Victoria, product manager de Microsoft Dynamics. De acuerdo con este planteamiento, las cifras de la consultora AMR Research revelan que en los últimos cinco años las compañías han destinado 10.000 millones de dólares a la planificación de la cadena de suministro en todo el mundo y, para los próximos cinco, se espera un crecimiento de la inversión en torno al 6,3%.

Reducción de costes
Estas soluciones se presentan también como garantía de buenos resultados. “Producen mejoras tangibles a través de reducción de costes, incrementos del nivel de servicio y ganancias de productividad, que finalmente convergen en sólidos márgenes de explotación”, afirma Insa, de SAP. Concretamente, incrementan el ratio de pedidos servidos correctamente, reducen la pérdida de ventas por obsolescencia y mejoran la gestión del capital circulante aumentando los niveles de rotación de inventario y reduciendo el ciclo de pedido-cobro. “Entre los principales beneficios destaca la eliminación de pasos repetitivos y no productivos, estableciendo y desarrollando relaciones de colaboración”, señala Leitao, directora adjunta de IBS Iberia.

En este sentido, Gallardo, de IFS, pone el ejemplo de Johnson Pump, una compañía sueca dedicada a la fabricación de bombas para usos industriales y navales, que posee 12 plantas repartidas por todo el mundo: “Gracias a la implantación de una solución de cadena de suministro han reducido la labor administrativa. Anteriormente, el proceso de entrada de un pedido y su configuración y traspaso a los distintos sites tardaba entre tres y cuatro días; ahora ha pasado a durar 4 ó 5 minutos”, cuenta.

Los pilares del SCM
Las funcionalidades concretas que cubre una solución SCM dependen de cada fabricante. No obstante, en la medida en que se trata de un conjunto de herramientas encaminadas a equilibrar las demandas de los clientes con las capacidades de suministro, estas soluciones deben siempre abarcar, por un lado, sistemas de gestión transaccional, es decir, las funciones propias de un ERP tradicional y, por otro, métodos de planificación y optimización de estos procesos de gestión. Además, en palabras de Miguel Escudero, deben contener módulos u opciones que permitan interaccionar con la organización interna y con las compañías colaboradoras.

En líneas generales, todas las soluciones SCM cubren las siguientes áreas: planificación, ejecución, coordinación y visualización. Dentro del primer campo destacarían las herramientas de previsión de la demanda. “En función de la historia del producto o de artículos similares se establecen una serie de algoritmos matemáticos que ayudan a perfilar las expectativas de demanda”, constata Miguel Escudero, responsable de desarrollo de negocio europeo de Ross Systems.

Abarcar todos los procesos
Íntimamente relacionadas con la anterior, se encuentran las herramientas de previsión del aprovisionamiento, que ayudan a las compañías a disponer en cada momento de la cantidad adecuada de materiales para la producción. Además, en todas las soluciones dedicadas a la gestión de las diferentes áreas de la empresa, como el almacén, las compras o la distribución, deben incluirse opciones que ayuden a programar el trabajo y anticiparse a los posibles problemas. Desde el punto de vista de la ejecución, las herramientas pueden variar en función del sector en el que opere la compañía, pero, en términos generales, suelen abarcar todos aquellos procesos implicados en la actividad diaria, como las compras o la configuración de pedidos.

Mención aparte merece el concepto de coordinación, que ha dado lugar a una palabra clave para los expertos en SCM: la colaboración. Se trata de ofrecer información a través de Internet. Así, por ejemplo, en el caso de la logística, la empresa puede intercambiar información con sus proveedores para saber cuándo se embarcan las mercancías o si se ha efectuado un cross-docking.

Para María Isabel Victoria, de Microsoft Ibérica, esto ha supuesto un salto cualitativo: “Dota a las empresas de la suficiente flexibilidad para crecer a la velocidad que el mercado les demanda”, indica. “Un cliente puede saber los pedidos que ha cursado, cuándo los servirán, en qué cantidades, etc.”, afirma Gallardo, de IFS. Finalmente, la correcta presentación y visualización de la información resulta crucial para obtener un buen rendimiento.

Puesta en marcha
Una vez tomada la decisión de implantar un SCM, es preciso elegir el fabricante y diseñar detalladamente el proyecto de implantación. Son muchos los profesionales que aconsejan las soluciones modulares porque consideran que dan la posibilidad a la empresa de seleccionar las herramientas que se corresponden con sus necesidades e ir sumando luego funcionalidades fácilmente. En general, todos los fabricantes son conscientes de la importancia de la adaptabilidad y aseguran la flexibilidad de sus sistemas: “Contamos con un producto especialmente pensado y diseñado para cada tipo y tamaño de negocio”, comenta Victoria, desde Microsoft.

En cuanto a los pasos a seguir, el primero es un periodo de análisis en el que se establezcan los objetivos del proyecto, las fases de instalación y los retornos de inversión que se esperan obtener en cada una de ellas. Escudero recomienda escalonar la renovación de los sistemas para que no se hagan proyectos inmanejables y demasiado costosos.

Y es que, a pesar de que se trata de iniciativas muchas veces complicadas, los expertos aseguran que el esfuerzo merece la pena y, para demostrarlo, aluden al retorno de la inversión: “Depende del caso, pero muchas veces se produce en unos pocos meses. En los más largos, la rentabilidad se consigue aproximadamente en un año y medio”, opina el responsable de Ross Systems. “Un reciente estudio realizado por la consultora Nucleous Research sobre una muestra de clientes de Microsoft Dynamics pone de manifiesto que obtienen retornos de la inversión positivos en un periodo inferior a dos años”, concluye Victoria.

Se trata de una tarea complicada, que requiere de mucho tiempo y dedicación. No obstante, desde febrero del año pasado esta compañía ha logrado incrementar la agilidad del proceso gracias a una solución por PDA. Para su implantación se han basado en el ordenador de bolsillo iPAQ h6340 de HP, provisto de las comunicaciones inalámbricas GSM/GPRS, Wi-Fi y bluetooth, y en la plataforma Mobile Business de IT Deusto, con adaptaciones específicas, como por ejemplo, plantillas digitales con los formularios que los técnicos han de rellenar en cada inspección. Los datos se transmiten en tiempo real, de forma que los expertos ya no necesitan trasladarse a la central y los clientes obtienen sus resultados de una manera más rápida. Además, se ahorra en trabajo administrativo puesto que no es necesario transcribir la información tomada a mano por los técnicos en las inspecciones. “Nuestra inversión se ha rentabilizado en muy poco tiempo: en escasos meses hemos duplicado el número de controles”, comenta José Manuel Pérez, gerente de Doya Biológica.