Acceder a la información con independencia del lugar en el que el empleado se encuentre o garantizar herramientas de carácter colaborativo que permitan que una multinacional comparta un mismo documento de trabajo. Internet provee de soluciones escalables y económicas encaminadas a cubrir estas necesidades.

Las empresas manejan más información que nunca. Si antes, lo habitual era contar con una gran cantidad física de documentos, la llegada de la informática simplificó, y con creces, el modo en que una compañía manejaba sus ficheros. Una de las consecuencias directas de la llamada “digitalización de la información” es la posibilidad de crear documentos en los soportes más diversos para archivarlos o distribuirlos. Esto posibilita, asimismo, garantizar una disponibilidad casi inmediata para consultas posteriores.

Internet también se ha convertido en una herramienta que facilita compartir información de forma cómoda y segura para las empresas. Entre sus aplicaciones se encuentra el alojamiento de documentos de trabajo para una recuperación futura. Esto es posible gracias al almacenamiento web, un servicio que provee de diversas fórmulas y que permite depositar en la Red archivos de la naturaleza y tamaños más diversos. De esta manera, cuando un trabajador necesita un archivo en particular sólo tiene que dirigirse a Internet y recuperarlo.

Procesos de gestión
En este contexto, las compañías que no pueden invertir en redes o centros de datos avanzados, incluso las que tienen problemas de espacio, cuentan con varias soluciones. Una de ellas se basa en los discos duros virtuales, de los que también se benefician las organizaciones con sedes repartidas en distintos puntos de la geografía nacional o internacional.

Ahora bien, en el caso de que esta fórmula no cubra todas sus expectativas, se pueden contratar los servicios de firmas dedicadas al negocio de procesos de gestión. Éstas no sólo digitalizan y clasifican la información de sus clientes. También utilizan Internet para agilizar el tráfico y el intercambio de ficheros. Y es que una deficiencia o un problema relacionado con una mala gestión puede repercutir negativamente en el día a día de una compañía: desde un incremento en los tiempos de consulta de un texto hasta, en el peor de los casos, la posible pérdida de toda esa información.

Gestión documental
La posibilidad de disponer de un sistema de gestión documental consiente que una compañía controle y administre el flujo de documentos que mueve. Aplicado a Internet, el abanico de posibilidades se diversifica bastante: análisis del estado e historial de un archivo, elaboración y petición de consultas, recuperaciones, mantenimiento o modificación de la información que tiene un inventario, etc. En estos instantes, la salud de este modelo de negocio es muy buena, tal y como se desprende de las palabras de Gonzalo Rivas, director comercial de Iron Mountain España, multinacional dedicada a la protección y almacenamiento de la información: “Cada día más empresas, en su búsqueda por aumentar la productividad y reducir costes, apuestan por integrar la gestión documental on-line en sus procesos internos”.

Firmas que operan en mercados que pertenecen a sectores como la sanidad, las finanzas o los seguros, además de la construcción y servicios de consultoría, solicitan este tipo de soluciones. Los motivos que explican esta demanda son varios: “La externalización de la gestión documental implica que los empleados de una compañía pueden dedicar más tiempo a los aspectos fundamentales de su negocio, dejando en nuestras manos la organización del archivo y custodia de los documentos, existiendo una mejora inmediata en términos de productividad”, puntualiza Rivas. Como valor añadido a esta argumentación, las empresas reducen los costes relacionados con la gestión de sus ficheros y aquellas ineficacias que, en alguna que otra ocasión, suelen ser habituales en el día a día de una organización.

En este ambiente, Iron Mountain ofrece un servicio de almacenamiento físico, conversión y custodia digital muy completo. Cuando los documentos han sido archivados, y con la ayuda de una conexión a Internet, es posible consultar la disponibilidad de uno o varios archivos utilizando un programa de gestión documental on-line. La aplicación permite, por ejemplo, visualizar un inventario y solicitar las consultas que el trabajador crea oportunas en un momento dado y en cuestión de segundos.

Documento físico
Es por ello que Iron Mountain provee a sus clientes de una interfaz web, un FTP o una dirección de correo electrónico, según las necesidades. Las compañías que lo crean conveniente pueden, además, pedir la entrega física del documento y recibirlo en mano. “El impacto en la productividad es todavía mayor cuando el documento digitalizado se incorpora a una herramienta de archivo electrónico o, incluso, de workflow. Se trata de una práctica habitual por parte de nuestros clientes”, concluye el responsable de la multinacional en nuestro país.

En cuanto a servicios, Iron Mountain facilita el seguimiento interno de los archivos de sus clientes gracias a un código de barras que hace que el sistema registre todos y cada uno de los expedientes con los que se trabaja. La conversión de ficheros electrónicos, por su parte, propone distintas fórmulas en base a los requerimientos y demandas de cada organización. Una de las más interesantes es la que digitaliza los documentos nuevos a medida que llegan a la empresa: por ejemplo, albaranes que certifican las entradas y las salidas que día a día tienen lugar en un almacén. También conviene barajar la digitalización bajo demanda para los ficheros que están custodiados en las propias dependencias de Iron Mountain.

En este caso, el expediente solicitado se localiza y digitaliza. A continuación, se somete a un proceso de calidad para, finalmente, enviarlo en formato electrónico. Existe la posibilidad, no obstante, de que este archivo sea alojado en un servidor para que el personal autorizado lo manipule, consulte o imprima. Como valor añadido, admite búsquedas simultáneas y desde distintas ubicaciones para que los empleados hagan anotaciones o comentarios.

Caso práctico: Recall
Otra firma dedicada a la gestión de la información es Recall, que traslada a sus centros los documentos de su cartera de clientes en contenedores normalizados. Para proceder a una consulta, hay que cumplimentar el formulario “Orden de Petición de Servicios”, que se puede obtener a través de www.recall.com.

Recall tiene personal cualificado en archivos que salvaguarda la información de las empresas.

Ahora bien, esta firma cuenta con un servicio en modalidad ASP (del inglés, Application Service Provider, proveedor de servicio de aplicaciones) gracias al cual varios usuarios acceden de manera simultánea a los fondos digitalizados que Recall ha tratado anteriormente. Este programa recibe el nombre de ReView y para utilizarlo sólo se necesita una conexión a Internet. Así, personal interno y asociados ubicados en diferentes localizaciones comparten documentación de una forma cómoda y segura. También está pensado para trabajar con referencias cruzadas, lo que permite hacer un doble clic en un documento y visualizar de inmediato todos los ficheros relacionados con él. No importa su origen ni tampoco su tipología.

En último lugar, destaca la aplicación Adapting Document. Se trata de un software propiedad de la empresa Adapting (dedicada a la integración, desarrollo e implantación de sistemas de información con tecnología web) que agiliza la organización, gestión, búsqueda y localización de documentos digitalizados. Basado en estándares web, está preparado para integrarse ya sea en la intranet o extranet de cualquier organización.

Diversos módulos
El programa, que se gestiona con la ayuda del navegador, ofrece módulos para la introducción automática de datos, así como captura de imágenes, factura electrónica y software comercial de gestión. Con una opción que lo protege de accesos no autorizados, trabaja con cualquier tipo de fichero: presentaciones, imágenes o faxes electrónicos, por citar algunos ejemplos. Es de agradecer que cada documento tenga una ficha técnica descriptiva que puede leerse antes de descargarse. También hay una opción de vista previa.

La mayoría de las empresas a las que se dirige Adapting Document son organizaciones que precisan de un registro de entrada y de salida de documentación con bastante frecuencia y de un control de tareas pendientes por persona. Además, están las compañías que quieren evitar facturas y albaranes en papel. Con un coste medio que oscila entre los 8.000 y los 15.000 euros, “su retorno en cuanto a ahorro de tiempo depende directamente del volumen de documentos que maneje la firma y la frecuencia de consultas de esos documentos por parte de diferentes usuarios”, indica Luis Saez, director comercial y de marketing de Adapting.

Almacenaje virtual
La utilización de los discos duros en línea, como servicios de almacenamiento virtual no es nueva. La llegada de la banda ancha y la presencia cada vez más generalizada de aplicaciones basadas en la Web 2.0 han sido muy importantes a la hora de exprimir las posibilidades que ofrece un disco duro virtual: los trabajadores gestionan los archivos a través de un directorio privado, que se localiza en un servidor de Internet. La empresa que contrata este servicio reserva un determinado espacio en la memoria de éste para almacenar documentos y archivos en modo remoto con respecto a la ubicación física del ordenador del empleado.

Almacenamiento virtual

Muchos de los servicios de disco duro virtual que existen se basan en lo que se conoce como protocolo de transferencia de ficheros o FTP (del inglés, File Transfer Protocol), lo que hace que el uso de estas herramientas se simplifique de forma extraordinaria; tanto, que el espacio remoto virtual creado es similar al de una unidad de disco complementaria.

Una de las principales ventajas hace referencia al concepto de movilidad, resultando útil para los profesionales que, por su trabajo, tienen que estar continuamente fuera de la oficina. En este caso, sólo hay que asegurarse de que el equipo con el que se trabaja esté configurado debidamente para esta tarea y que tenga conexión a Internet. Los discos duros virtuales, además, permiten compartir archivos con el fin de que los empleados que trabajen para una misma compañía, pero en delegaciones distintas, estén en condiciones de trabajar a partir de un mismo documento. A nivel de seguridad, los servidores externos son una alternativa a los clásicos backups en caso de incendios, virus o cualquier otro desastre.

Simple Storage Service
Amazon provee de uno de los servicios de discos duros virtuales más conocidos: Simple Storage Service o S3, un sistema de almacenamiento genérico para Estados Unidos y Europa. Algunas empresas ya lo están utilizando para depositar sus copias de información. Sus características más relevantes son que brinda almacenamiento ilimitado y que sólo hay que pagar por el espacio que se ocupa y la transferencia de datos que se efectúe. Teniendo en cuenta que admite cifrado de contenidos a través de claves privadas, resulta idóneo para que una empresa con varias sedes intercambie ficheros o almacene datos temporales y copias de seguridad.

La llegada al mercado de S3 ha significado un avance notable respecto a los servicios de almacenamiento on-line y backup remoto más tradicionales. Eran mucho más restringidos y las cuotas que había que pagar sólo permitían hacer un uso limitado del espacio que se ofrecía.

Existen empresas que, por su parte, proveen de aplicaciones que guardan ficheros susceptibles de ser compartidos en Internet. Es el caso de Jungle Disk. Ha desarrollado una aplicación que aloja los archivos y las copias de seguridad (por ejemplo, el histórico de los correos) del usuario en el servidor S3 de Amazon. El programa es sencillo, al poder acceder al espacio de almacenamiento de la misma forma que una unidad de disco a través de la ventana “Mi PC” del ordenador. Las claves de Jungle Disk se resumen en tres puntos: ausencia de cuotas mensuales, almacenamiento ilimitado (cada gigabyte requiere un desembolso de 15 céntimos de dólar) y sistemas de encriptación que salvaguardan toda la información.

Comunicación fluida
Cualquier compañía que precise compartir información, ya sea con clientes, proveedores o colaboradores, debería plantearse el hecho de optar por los servicios que ofrecen los discos duros en línea o, en su defecto, un sistema de gestión documental a través de Internet; en especial, porque ambas alternativas eliminan problemas habituales derivados de la comunicación o la distancia física. Además, otra cuestión importante es el ahorro, no sólo de tiempo sino también de servicios de mensajería. Incluso, estas herramientas y programas evitan saturar la capacidad y el rendimiento de los correos electrónicos que pesan mucho. Por último, está la posibilidad de llevar a cabo un registro exhaustivo de todas y cada una de las actividades con la tranquilidad que tiene saber que terceros no manipulan documentos de vital trascendencia para la compañía.

Los pilares del almacenamiento virtual
- Acceso protegido mediante contraseña (identificación y autentificación de usuarios).
- Intercambio remoto y seguro de documentación entre una organización y sus empleados.
- Disponibilidad permanente de los ficheros.
- Envío de hiperenlaces para consultas externas.
- Prestaciones de seguridad extras como antivirus y copias de seguridad.
- Control de accesos, impresiones y descargas.
- Fichas que contienen metadatos con una doble funcionalidad: ayudar a identificar los documentos y buscarlos.
- Control de las cuotas de espacio que ofrece el servidor.
- Permisos distintos según perfiles de usuarios y administradores.

Worfkflux.net: una herramienta útil
La empresa mexicana Bitlab Interactive ha desarrollado Workflux, un sistema que ayuda a controlar y administrar los proyectos y archivos digitales. Está pensado para efectuar un control de los usuarios que acceden al sistema y el manejo que cada uno de ellos hace de los ficheros. Otra utilidad interesante es el panel de conversación para agregar comentarios a partir de los siguientes criterios: fichero, carpeta o proyecto. Además, soporta los formatos digitales más extendidos, tanto de vídeo como de audio y de imagen.

Workflux controla y gestiona cualquier clase de archivo de forma sencilla y eficaz.

En concreto, las propuestas de Worfkflux.net se dirigen a usuarios particulares y entornos corporativos. “Contamos con un plan gratuito con el fin de que las empresas puedan explorar sus beneficios para que en cualquier instante opten por algunos de nuestros planes superiores”. Eso sí, a diferencia de otras propuestas, la capacidad del disco duro es de 120 Gb y el tamaño de los archivos que se quiere subir es de 3 Gb”, explica Ernesto Bañuelos, director de comunicación multimedia de Bitlab Interactive.

Para conocer la disponibilidad y el estado de todos sus activos, una compañía debe incorporar un software informático de gestión de mantenimiento. Las nuevas tecnologías han mejorado estos programas hasta hacer de ellos medios muy rentables con el fin de incrementar a medio y largo plazo las cifras de negocio de la empresa.

La Gestión de Mantenimiento Asistida por Ordenador (GMAO) engloba todos aquellos procesos dirigidos a gestionar a través de un programa informático y de forma eficiente el buen estado de los activos de la empresa, incluyendo desde el propio edificio a la maquinaria y las existencias. Al integrar todos estos datos de un modo centralizado, se facilita el acceso a la información por parte del equipo de trabajo, así como la protección del conocimiento ante pérdidas de personal clave. Esta labor está adquiriendo particular preponderancia en el seno de las empresas, en especial en las de gran envergadura. Si antes se consideraba una cuestión de segundo orden, un gasto no necesario para la marcha de la compañía, los nuevos modelos de gestión que surgen en el mercado están cambiando esa perspectiva.

Ahora, muchas firmas no sólo la contemplan como algo prioritario, sino que encuentran en ella una manera más de asegurar éxitos y rentabilidades económicas a medio-largo plazo. La renovación que experimenta este tipo de software pasa irremediablemente por un aprovechamiento de las nuevas tecnologías, que dejan atrás los métodos arcaicos de mantenimiento, que adolecían de falta de organización. Este inconveniente causaba numerosas pérdidas de tiempo y de dinero.

Principales prestaciones
Poseer un programa de software de gestión de mantenimiento en los ordenadores de una empresa permite disponer de un repositorio centralizado y organizado de toda la información disponible acerca de los equipos e instalaciones a los que se debe realizar una tarea de seguimiento. “Y, sobre todo, facilita analizar la información ordenadamente, mejorando así los procesos de mantenimiento y ayudando a la toma de decisiones tácticas y estratégicas”, afirma Jaume Gelada, gerente de Advantur Technologies, consultoría especializada en el desarrollo de software de logística, mantenimiento y transporte.

Una vez que se cuenta con los datos sobre activos y operaciones, es posible programar de forma ordenada todas las acciones que hay que ejecutar: registros de órdenes de trabajo, imputación de horas de personal, recambios, análisis de costes, etc.

La primera función que debe desarrollar esta aplicación es el control de activos. Para ello, el software elabora una ficha técnica que contiene toda la información precisa para desempeñar una determinada labor. En esta ficha se incluyen la totalidad de los datos de los equipos e instalaciones en los que hay que llevar a cabo un proceso de mantenimiento. Para poder ordenarlos optimizando la facilidad de acceso a ellos, el registro debe tener una estructura arborescente sin limitaciones de amplitud y profundidad para hacer las agrupaciones de activos necesarias. Aquí pueden incluirse también los datos acerca de los repuestos que existen en los almacenes, y en caso de tener ya implementado un software para la gestión de los mismos, hacer que ambos se conecten de algún modo. “Es utilísimo contar con un buen módulo de gestión de almacenes de recambios y compras que consienta ver la información detallada de stocks, el histórico de movimientos, así como controlar los recambios por referencias”, indica Jaume Gelada.

Luego, el gestor de órdenes debe registrar la información exhaustiva que llega sobre las operaciones efectuadas. Resulta primordial que un software de esta clase tenga contabilizadas las horas del personal, los recambios utilizados, las facturas externas o las operaciones realizadas, para así saber con qué recursos cuenta en cada momento. Es especialmente importante esta circunstancia cuando la empresa se tenga que enfrentar a algún tipo de avería: si se ocasiona, el sistema debe aplicar una serie de medidas correctoras con la mayor rapidez posible. De hecho, la diferencia de calidad entre un sistema de gestión de mantenimiento u otro radica, en gran parte, en su capacidad de seguimiento y control de las averías.

Por último, es fundamental disponer también de un sistema de reporting potente capaz de obtener los informes claves que permitan conocer en todo momento el estado de los activos.

Solucionar averías

Es importante tener un sistema de reporting capaz de obtener los informes claves.

El segundo tipo de mantenimiento es el preventivo, que también tiene una gran presencia en las compañías. Su actuación consiste en la realización de una serie de acciones sobre los activos tomando como base una frecuencia preestablecida (kilómetros recorridos, tiempo en funcionamiento, etc.). Esta frecuencia puede venir fijada por el histórico que se haya dado de los activos o por recomendaciones explícitas de los mismos fabricantes de los productos del activo. La ventaja que presenta respecto al correctivo es que las averías suelen evitarse antes de que ocurran. Su principal defecto, por otro lado, es el alto precio que implica puesto que, al regirse por un calendario fijo, pueden darse en muchos casos sustituciones de materiales mucho antes de que estos hayan llegado al final de su vida útil. Además, este sistema impide conocer a veces de manera adecuada cuál es la durabilidad y el estado real de los activos.

Estos dos métodos vienen acompañados en algunas firmas de gran magnitud por el último de los tipos de software de mantenimiento: el predictivo, que se basa en una serie de parámetros que detectan fallos, los analizar y corrigen previamente a que tengan lugar. Los datos que señalan la urgencia de acometer acciones de mejora provienen de informes de fallos que se originan con una mayor periodicidad de la que normal, consintiendo a posteriori que la empresa cambie sus plazos de mantenimiento para impedir que se deterioren de modo imprevisto.

Información básica

Estos sistemas permiten organizar todas las tareas que deben llevarse a cabo por mantener en estado óptimo los equipos.

El empleo de los sistemas GMAO ayudan en el desarrollo de su trabajo a miembros de varios departamentos de la empresa. “Va dirigido en particular a los departamentos de mantenimiento, pero también puede ser utilizado por otras secciones. La de calidad, por ejemplo, que puede así efectuar la gestión del cumplimiento de las normativas vigentes acerca de mantenimiento de activos. También puede resultar útil para los departamentos financieros y de compras ya que les agiliza la tarea de registro del estado de los activos a la hora de recibir peticiones de compra, proveyéndose de información que les permita valorar la productividad y el coste de los equipamientos”, expone Santiago García, director de marketing de Genial Soft, firma dedicada a la consultoría de gestión de almacenes inteligentes.

Su alta funcionalidad ha ayudado a que este mercado se encuentre en un continuo proceso de escalada tecnológica. Los avances que se han desarrollado en los últimos años están orientados, por un lado, a extender el sistema a la web a través de intranets e Internet, con el objetivo de ampliar el sistema a colaboradores, subcontratas y usuarios de las instalaciones y, por otro, a favorecer la movilidad gracias a dispositivos como PDA o smartphones. “La utilización de las redes de telefonía móvil 3G y de las nuevas generaciones de dispositivos para construir soluciones de movilidad establecerán una comunicación en tiempo real y una captura de datos a través de métodos alternativos como imágenes, códigos de barra, radiofrecuencia, etc.”, avanza Gelada.

Sistemas GPS
Además, algunas empresas como la propia Advantur Technologies aplica también tecnologías basadas en sistemas de información geográfica como la captura de posición de los activos a través de sistemas GPS. A medida que se vayan implementando estos sistemas con innovaciones tecnológicas, se abrirá en el mercado una nueva situación que facilitará a más compañías acceder a programas informáticos de gestión de mantenimiento. “El futuro pasa inexorablemente por una implantación de estos software en firmas de menor dimensión que estén interesadas en controlar y supervisar sus instalaciones a fin de ahorrar costes y prevenir averías. Pronto, las empresas pequeñas y medianas con un equipo de mantenimiento limitado comprenderán que uno de estos programas les permite suplantar la falta de personal dedicado a través de un uso más racional de los servicios”, finaliza García.

Tipos de GMAO en el mercado
A la hora de hacerse con los servicios de un Software de Gestión de Mantenimiento, puede optarse por varios modelos distintos en función del tamaño de la empresa. Para aquellas que tengan pequeños equipos de mantenimiento en los que apenas se dispone de tiempo para las tareas administrativas, existen los programas de nivel básico, con un coste relativamente bajo. En estos casos, el propio usuario es quien suele adquirir la licencia de uso para instalar con posterioridad el sistema y ponerlo en funcionamiento.

En un segundo nivel se encuentran los GMAO (Gestión de Mantenimiento Asistida por Ordenador) de grado medio, que incorporan programas capaces de cubrir la mayoría de las exigencias de una empresa mediana y grande. El coste es más alto, ya que a la hora de implantarlo es precisa la ayuda de un servicio de consultoría especializada que proporcione el fabricante del software. Estos son quizá los más extendidos debido a la buena relación que guardan entre funcionalidad, complejidad y coste.

Nivel alto
Por último, dirigido a empresas de grandes dimensiones, se halla el software de nivel alto. Los programas que incluye son muy complejos y el elevado coste que tienen les permite cubrir todas las necesidades de una compañía de ámbito global. Y es que sus protocolos administrativos son también de gran tamaño, con una oferta de nivel internacional.

Un sector maduro
En España el mercado del software de mantenimiento está más o menos maduro. Cuenta ya con seis fabricantes nacionales así como con unos pocos distribuidores que importan programas diseñados por compañías extranjeras. Y pese a que, por lo general, son las empresas de más de 100 trabajadores las que se plantean incorporarlo, algunas firmas de menor envergadura pueden también requerirlo en función de sus necesidades y del tipo de maquinaria que posean.

Una tendencia que sí existe en el mercado español es la de externalizar el control de software. Este proceso consiste en contratar trabajadores a tiempo completo pertenecientes a una empresa exterior que fabrique programas de mantenimiento, si bien siempre suele estar presente en el equipo de trabajo algún empleado interno.

Cuándo externalizar
La decisión de delegar en esta tarea se somete, básicamente, a dos indicadores. En primer lugar, al propio tamaño de la compañía: a mayor dimensión, más opciones de llevar a cabo una externalización. Puesto que la complejidad del software registra varios niveles, el número de empleados encargados de controlarlo variará en función de ello, pudiendo ir de siete a 1.000 en casos de firmas con una gran red internacional. En segundo lugar, depende también del tipo de maquinaria con el que se trabaja: si es más especializada, se dan menos posibilidades de delegar en trabajadores ajenos a la empresa.

Según se desprende de un estudio elaborado recientemente por la consultora DBK, existe un alto grado de externalización del transporte en España. Tanto es así que el 78% de las 152 medianas y grandes empresas españolas analizadas lleva a cabo el transporte de sus mercancías íntegramente con medios ajenos (subcontratado), mientras que en el 14% de los casos se desarrolla exclusivamente con recursos propios. Estos porcentajes son parecidos en todos los grandes sectores de actividad, con la excepción del de distribución comercial, en el que más de la tercera parte de las firmas transportan íntegramente la mercancía con camiones de su propiedad.

Más subcontratación

Por su parte, la actividad internacional motiva un aumento de la subcontratación, de forma que el porcentaje de sociedades cuyo transporte es realizado íntegramente con medios ajenos resulta superior en las firmas que efectúan expediciones internacionales y en las que desempeñan actividades de importación. Asimismo, destaca el hecho de que el 19% de las compañías que realizan todas sus expediciones en territorio nacional lo hacen con camiones propios.

Por otro lado, aunque existe una tendencia de creciente externalización de la función de almacenaje, el grado de subcontratación es todavía muy inferior al del transporte, debido al carácter estratégico que muchas empresas le conceden y a la mayor complejidad de las operaciones.

Los sistemas para el reconocimiento de voz han experimentado una radical evolución, superando las limitaciones técnicas iniciales y haciéndose imprescindibles para ámbitos como la propia logística. Este sector no ha tardado en darse cuenta de las posibilidades de dirigir las operaciones del almacén a través de la voz, dejando trabajar a los operadores con las manos libres.

Aquí se plantea una colisión con los sistemas tradicionales basados en terminales con radiofrecuencia ya que los sistemas de reconocimiento vocal actualmente presentes en el mercado operan como una entidad autónoma respecto a las tecnologías convencionales, generando una duplicación que comporta numerosos problemas de instalación y uso.

Los costes relacionados con los dispositivos hardware para la conversión de datos/voz, y las dificultades operativas que se derivan de la imposibilidad de disponer de una plataforma única capaz de gestionar al mismo tiempo la modalidad vocal y la convencional, han representado hasta ahora un serio obstáculo para la difusión de los sistemas de reconocimiento de voz. Y ello a pesar de que las condiciones operativas y las ventajas que se habrían podido obtener habrían justificado la inversión. Sin embargo, el sistema Audio Pick desarrollado por Incas Group supera dicha barrera de forma sencilla y eficaz, garantizando la máxima integración con significativos incrementos en los rendimientos: aproximadamente el 15-20% más respecto a las soluciones convencionales (radiofrecuencia, soportes de papel).

Un sistema dual
Incas Group ha conseguido realizar lo que se define como “sistema dual”. Un sistema probado con éxito en una sociedad especializada en la producción de medias para mujer y aplicable a cualquier realidad del sector logístico. El software funciona como intérprete entre el sistema de gestión y los terminales RF: traduce los comandos vocales impartidos por los operadores en informaciones digitales para el sistema de gestión. Audio Pick aprovecha las potencialidades de los dispositivos RF convencionales para dar forma a un sistema único, ágil, de sencilla implementación y capaz de integrarse perfectamente con las características del cliente.

Gracias a esta configuración, la solución Voice Picking de Incas Group, además de reducir en modo significativo el importe de la inversión, limitándolo a la adquisición de las licencias de software y de los auriculares, se configura como un sistema capaz de hacer funcionar en paralelo los tradicionales dispositivos RF y el Voice Recognition, poniendo a disposición de los operadores del almacén un canal más para interactuar con el sistema de gestión. Pero, sobre todo, va más allá de una solución nacida para operar con el propio sistema de gestión del almacén Easystor, y es capaz de comunicar con cualquier otra plataforma o sistema de gestión.

La mayor parte de los mercados europeos se encuentran actualmente en una etapa de madurez, tanto por el elevado desarrollo de la competencia como por el alto grado de conocimiento del producto y de exigencia de sus clientes. Las empresas que actúan en estos mercados se ven por ello obligadas a buscar ventajas competitivas en todos los eslabones de la cadena de suministro para sobrevivir. Es en este contexto donde el almacén, como uno de los últimos eslabones de la cadena, se convierte en una pieza estratégica para la competitividad empresarial.

En efecto, en los últimos tiempos asistimos a un cambio sustancial de mentalidad en la gestión de almacenes. Se ha pasado de la época dominada por el principio de “cuanto más grande, mejor”, donde las empresas disponían de instalaciones con capacidad suficiente para el funcionamiento de toda la cadena de suministro, argumentando que los elevados gastos de inventario se verían compensados por las ventas, a un tiempo en el que un exceso de mercancía en la instalación supone una pérdida de recursos económicos, físicos y humanos que limitan el crecimiento y la competitividad de la organización. Por todo ello, las compañías dedican hoy en día un gran empeño a la implantación de tecnologías y procesos que optimicen el espacio y los recursos disponibles en la planta.

Pese a los esfuerzos, el almacén sigue generando una serie de problemas que dificultan la actividad diaria. A los factores coyunturales, se unen, en el día a día, las peculiaridades propias de la mercancía que se gestiona, así como las complicaciones derivadas de los procesos que se desarrollan en el almacén.

Limitaciones constructivas
El objetivo que se plantea a continuación es analizar dichos factores para determinar la dirección en la que se debe trabajar para mejorar las prestaciones de una instalación de almacenaje.

El primer foco destacable de contratiempos lo constituyen las limitaciones edificativas derivadas del diseño del almacén. La construcción de un nuevo recinto implica un proceso previo de diseño que, teniendo en cuenta las características de la carga, el volumen de flujos previstos y los procesos internos, ayude a determinar la organización, el espacio y los mecanismos de almacenaje idóneos para la actividad.

No cabe duda de que un estudio riguroso evitará en el futuro innumerables problemas. Sin embargo, en muchos casos, el almacén es la herencia de la mentalidad inicial comentada anteriormente en la que se construyeron naves enfocadas a proporcionar gran capacidad de almacenaje sin tener en cuenta los criterios logísticos esenciales para el desempeño de las operaciones.

De nada sirve poseer una gran cantidad de mercancía almacenada, si se es incapaz de gestionarla con la rapidez y eficacia que exige el mercado. De esta forma, resulta habitual encontrar naves con gran capacidad de almacenaje pero con playas y espacios de maniobra tan reducidos que imposibilitan el correcto flujo de materiales. Este problema se agrava si se incorporan obstáculos constructivos en los recorridos internos tales como pilares situados en zonas de paso, losas de calidad deficiente, que provocan irregularidades en el piso, rampas y muelles de acceso estrechos y en número insuficiente, etc. El resultado es un almacén con procesos de entrada y salida lentos, que alarga los plazos de entrega a los clientes.

Nuevo modelo de negocio
Por otro lado, la “gran capacidad de almacenaje” pensada en el momento de la construcción, pasa a ser relativa si nos fijamos en el siguiente obstáculo al que se enfrenta el almacén: la evolución del modelo de negocio inicial para el que fue diseñado. No cabe duda de que en los últimos tiempos la globalización de los mercados ha transformado los modelos implantados en Europa. Muchas firmas con una estructura tradicionalmente productiva han pasado a ser, en pocos años, distribuidores de artículos adquiridos en mercados con condiciones productivas infinitamente más ventajosas que las locales. Esta situación obliga a las empresas a producir donde es más barato y a vender donde resulte más rentable hacerlo, sin importar las distancias, lo que implica mayor necesidad de capacidad, principalmente por dos motivos.

El primero es que se trabaja con proveedores más lejanos, con mayores plazos de entrega, lo que obliga a comprar lotes más grandes para cubrir la demanda durante el periodo de aprovisionamiento.

En segundo término, se diversifican las actividades multiplicándose el número de referencias que hay que gestionar, lo que conlleva un mayor error de previsión de demanda, que se incrementa al tratarse de artículos en los que se tiene menor experiencia. Dicho error se cubre con mayores stocks de seguridad.

Todo esto se traduce en un aumento del stock medio necesario para la gestión diaria y por consiguiente en un mayor grado de saturación del almacén.

Dificultades diarias
En este entorno problemático surgen una serie de dificultades operativas ligadas a la actividad diaria, como veremos a continuación.

La propia apología de la mercancía que hay que almacenar es fuente de innumerables dolores de cabeza para sus gestores. De ahí que características tales como los diferentes volúmenes y pesos a tratar, la apilabilidad, las fechas de caducidad, las cuarentenas, la incompatibilidad de ciertos materiales y las normas de seguridad ligadas a características especiales de ciertos materiales generen dificultades operativas si no se toman las medidas apropiadas para gestionarlas.

La solución pasa por la creación de una base datos que registre e informe de todas estas singularidades. No es habitual que las empresas dispongan de un registro de datos logísticos de cada uno de sus artículos, aun así, y pese a la carga de trabajo que ello pueda suponer en un principio, una buena calidad en los datos es sinónimo de éxito empresarial. De esta forma, un maestro de artículos que incorpore datos logísticos fiables y actualizados se revelará como una fuente de competitividad cuando llegue la hora de invertir en equipamientos y sistemas de almacenaje.

Si a este maestro se añaden criterios de rotación y de evolución histórica de las ventas, se estará facilitando la solución al que tal vez sea el problema más grave al que se enfrentan diariamente los almacenes: la generación de obsoletos y acumulación de artículos de baja rotación, que impiden la correcta gestión de las referencias más rentables.

Buscar la rotación
En los mercados actuales, la máxima rotación de los productos es el factor que genera rentabilidad, ya que los márgenes con los que se opera son cada vez más reducidos. Con un adecuado sistema de gestión, que permita contabilizar y controlar cada artículo en particular cuando llega o sale del almacén, se obtendrá una imagen precisa de todo lo que hay en la instalación. Si se analizan los movimientos, el almacén puede convertirse en la fuente de información que posibilite a los departamentos de aprovisionamiento y compras hacer una gestión mas eficiente que evite la acumulación de obsoletos y productos de baja rotación.

Del mismo modo, un sistema de gestión que mejore la comunicación con el departamento de marketing de la sociedad permitiría concertar las políticas de actuación consiguiendo eliminar excedentes de stock por medio de promociones, o mejorar las condiciones de almacenaje, proponiendo modificaciones en los embalajes y adaptándolos a las condiciones de almacenamiento y transporte existentes.

La interacción del almacén con otros departamentos de la compañía es por tanto vital para la eliminación de los escollos más comunes. Siguiendo esta línea, cabe pensar que llevando la interacción fuera de las puertas de la empresa, es decir, a proveedores, distribuidores y clientes se obtendrá una gestión más eficiente. Ciertamente, integrando el almacén en la cadena de suministro mediante sistemas de gestión que permitan una visión total del flujo de materiales en toda la cadena, se resolverán problemas tan habituales hoy en día como la heterogeneidad de las unidades de carga manipuladas, el etiquetado de las referencias o la necesidad de volver a envasar o encajar ciertos productos. Estas tareas las harán proveedores tanto internos como externos, que dispondrán de la información necesaria para efectuarlas correctamente.

Ahorro de costes
La integración supondrá ahorros de costes globales, que deberán repartirse entre proveedor y cliente para que el proceso prospere. Es fundamental que la comunicación sea lo más fluida posible para facilitar la planificación y equilibrar el flujo de materiales. Un sistema de gestión de almacén informatizado, que trabaje en tiempo real y con capacidad para interconectarse, tanto con el proveedor como con el cliente, se convierte en una herramienta idónea para la gestión logística actual.

Para optimizar el flujo de mercancías, toda la información debe nacer paradójicamente en el destino final de la cadena de suministro, esto es, en el cliente. Conociendo los comportamientos diarios en el punto de venta, el almacén podrá reaccionar mas rápidamente, tanto para satisfacer necesidades del usuario como para reponer sus propias necesidades optimizando el stock.

En este terreno se puede aventurar que las nuevas tecnologías de identificación por radiofrecuencia (RFID), que ofrecen información en tiempo real sobre los consumos en el punto de venta, desarrollan un papel decisivo para la adecuada gestión del flujo de materiales, desde la producción hasta el cliente final, pasando, lógicamente, por el almacén. Esta operativa, basada en la gestión de datos actualizada al instante, ayudará en problemas como la falta de espacio, la generación de obsoletos, los errores de preparación o las roturas de stock, a la vez que permitirá asumir nuevos retos generados por el continuo incremento del nivel de exigencia de los clientes, que efectúan pedidos cada vez más atomizados y con menores plazos de entrega.

¿Qué sería de la producción masiva sin robots? Por supuesto que la industria podría vivir sin ellos, pero a cambio de una inmensa plantilla de operarios para alcanzar los niveles de fabricación oportunos. Eso sin entrar a valorar la reducción de la siniestralidad laboral, la flexibilidad y la altísima calidad que posibilita la robotización.

Además, las compañías dedicadas a la robótica no solamente producen sistemas, equipos, hardware y software, sino que también diseñan e integran métodos para soluciones llave en mano y desarrollan numerosas aplicaciones de servicios, como el mantenimiento y la actualización.

La Fundación Cotec ha publicado recientemente el documento “Robótica y automatización” (el número 23 de su Colección de Documentos sobre oportunidades tecnológicas). El informe remarca que España es uno de los países industrializados que más está apostando por la robótica y la automatización. Con más de 22.000 robots operativos en 2004 y una cifra superior a los 24.000 durante 2005, nuestro país se sitúa en el séptimo lugar mundial en cuanto a número de unidades detrás de Japón, Estados Unidos, Alemania, Corea, Italia y Francia.

Carlos Balaguer, catedrático de Ingeniería de Sistemas y Automática de la Universidad Carlos III de Madrid, nos acerca un poco más a la realidad de este sector con otros datos. “Es representativa la densidad de robots en la industria española por número de empleados, con 1.000 máquinas de este tipo por cada 10.000 trabajadores. En Japón, por ejemplo, hay 1.600 robots por cada 10.000”, dice Carlos Balaguer. Y añade que además ambos países son consumidores aunque limitados productores. Según un informe elaborado por UNECE/IFR, en 2004 la población de robots industriales en el mundo era de cerca de 850.000, de los cuales un 42% se encontraba en el citado país asiático.

Más que robots
Hay que tener presente esta realidad y destacar que a la industria de la robótica y la automatización se le asocia un completo tejido empresarial con los correspondientes empleos que genera. Porque tras la investigación y el desarrollo de un nuevo robot le siguen la realización del proyecto y el estudio para su instalación en casa del cliente, el montaje, el mantenimiento, la reparación, la formación, etc.

El volumen de negocio mundial que genera esta actividad es para recordar. La consultora americana ACR ha presentado recientemente los datos del sector y subraya que la cantidad es de unos cuatro billones de dólares, con un posible crecimiento a cinco billones. “Sin embargo creo que es una cifra bastante conservadora porque en torno a la automatización están esas empresas subsidiarias de mantenimiento y de contratación que también participan”, opina Carlos Balaguer. Además, el catedrático apunta dos hechos que no hay que perder de vista: el negocio de la robótica industrial y la automatización crece anualmente entre el 7% y 8%, y la robótica y la automatización son claves para la industria moderna, que no puede obviar esta tecnología.

Hace 15 años esta tecnología no era accesible al resultar demasiado reciente y por tanto muy cara, pero hoy ya es barata y de fácil aplicación en cualquier centro productivo. El consumidor de robots por excelencia es el sector de la automoción, con porcentajes de entre el 60 y el 70%. No obstante, otros ámbitos, como el metálico, el químico y el textil, también tienen un consumo notable. Pero aquí, prácticamente, concluye la lista de clientes. En realidad, se trata de una tecnología muy nueva que todavía no ha calado en todo el espacio empresarial. La alimentación, la construcción, la asistencia a discapacitados y enfermos, la medicina, la construcción, etc. no se plantean robotizar y automatizar tareas y eso que podrían aportarles multitud de ventajas. Y en el caso de que sí las apliquen se encuentran a unos niveles muy bajos.

Nuevos aires robóticos
Lo positivo es que las cosas están cambiando y desde los centros e institutos de investigación nacionales e internacionales se ha abandonado el terreno puramente industrial y las cadenas de producción para pasar a bucear precisamente en la aplicación de la robótica en campos muy diversos.

En este ámbito, para el área de la construcción, Manuel A. Armada, miembro de la Academia Rusa de Ciencias Naturales y jefe del departamento de Control Automático del Instituto de Automática Industrial, del CSIC (Consejo Superior de Investigaciones Científicas), explica el funcionamiento del Roboclimber: un robot escalador de grandes dimensiones en el que está trabajando junto a su equipo.

El cometido de este enorme artilugio “es ocuparse de las tareas necesarias para la consolidación de las laderas de las montañas”, analiza Manuel Armada. En ocasiones, en la construcción de carreteras, puentes, edificaciones, etc. hay que reforzar una montaña y hacer muros de contención para evitar desprendimientos. El robot, que pesa 4.000 kg, se cuelga de cables de acero desde la cima de la ladera y se ocupa de realizar taladros en la montaña de hasta 20 m de profundidad y 10 cm de diámetro para después rellenar de hormigón estos huecos. Armada asegura que “ya se ha probado con éxito en los Alpes italianos y se está optimizando el sistema para después fabricarlo. El prototipo estará disponible en un año y en dos se podría comercializar”.

Otra aportación a la construcción también ha corrido a cargo del Instituto de Automática Industrial. En este caso ha sido una empresa española, Tabiquería 2.000, fabricante de paneles para construir tabiques, la que ha financiado la investigación y el desarrollo del prototipo. “Es el Robotab –cuenta Armada–, un robot de servicios para ayudar en el manejo de cargas pesadas que es guiado directamente por el usuario”. Estos paneles tienen un peso de entre 60 a 70 kg, lo que complica y ralentiza el montaje por parte del operario. Evidentemente, un robot de estas características es la solución; es como un brazo asistencial que se ocupa de trasladar a la posición deseada el panel y de su colocación bajo las órdenes del empleado que guía su trayectoria.

Descontaminación de vehículos
Martín Mellado, del Instituto Universitario de Automática e Informática Industrial (ai2) de la Universidad Politécnica de Valencia (UPV), nos adentra en la robótica aplicada a la automoción pero no en el área ampliamente conocida de la fabricación sino en la descontaminación automática de los vehículos fuera de uso, al final de su vida útil.

“El tratamiento de estos coches es un problema acuciante en la industria y sociedad actual, ya que los riesgos de contaminación son cada vez mayores por el creciente número de ellos en retirada”, explica Martín Mellado. Para llevar a cabo un reciclado completo de sus componentes el desensamblado se hace de forma manual. “La automatización de este proceso es un problema realmente complejo”, añade Mellado. Y continúa: “Debido a la gran variabilidad (muchas marcas y modelos) y al estado en el que se reciben los vehículos (en perfectas condiciones o afectados en mayor o menor medida por algún accidente), resulta necesario el desarrollo de un sistema robotizado extremadamente potente y flexible, con capacidades sensoriales muy completas, para que pueda realizar el desensamblaje completo, comprendido como tal la descontaminación y retirada de piezas”.

El grupo de robótica del Instituto ai2 está diseñando un sistema de extracción de combustible que, mediante sensores automáticos o semiautomáticos (con cierta intervención de un operario), alcance el depósito, lo agujeree con una herramienta específica, según el material del que esté hecho, y succione el carburante, detectando cuándo se ha vaciado. “De este modo, se mejora el rendimiento y la seguridad, ya que mientras el robot lleva a cabo esta tarea, que además supone un riesgo para el operario, éste puede seguir trabajando en otra función del desmontaje del vehículo”, sostiene Mellado.

Desde el Instituto ai2 prevén contar con un prototipo para final del presente año de cara a plantear su posible comercialización el próximo ejercicio. Mellado matiza que en principio “se pretende aplicar el sistema a cuatro modelos concretos, que representan casi una cuarta parte de los vehículos en proceso de retirada actualmente”. Además, insiste en que “es transferible a diversos sectores, como los electrodomésticos, los aparatos electrónicos, la maquinaria industrial u otros campos de la automoción”.

De la agricultura al volante
Manuel Armada, del Instituto de Automática Industrial, resalta que la robotización también está saltando a sectores tan tradicionales como la agricultura. Por ejemplo, constata, “se ha desarrollado un robot que se ocupa de la plantación de las cepas y un pequeño tractor automatizado y guiado por GPS, que tiene la función de realizar una fumigación selectiva”.

Armada también recuerda que la robotización puede encargarse de operaciones que son realmente peligrosas para los operarios. Un ejemplo es un robot caminante o escalador que se sujeta a las paredes con imanes, diseñado para soldar en el interior del doble casco de los buques en construcción. Un caso distinto es el del proyecto español Dylema, subvencionado por la Administración, otro robot caminante pero equipado con sensores para la detección y localización de minas antipersona.

En otros sectores nos adentra Carlos Balaguer, de la Universidad Carlos III, quien adelanta que ya existen robots que se ocupan de distribuir las medicinas y las bandejas de comida en los hospitales o de la limpieza de las fachadas de los edificios. Estos últimos incluso detectan el grado de suciedad para después insistir más en determinadas zonas. En relación con este mismo campo están a la venta aspiradores automáticos para el hogar y robots encargados de la limpieza exterior de los aviones. “Un avión limpio ahorra un 7% de combustible”, recalca Carlos Balaguer.

Humanoides capaces de manejar maquinaria hidráulica; “es más rentable un robot que sepa conducir diversas máquinas que automatizar, por ejemplo, una excavadora”, matiza Balaguer. Vehículos que se mueven solos, incluso aéreos, y que son manejados a distancia. Robots de cuatro patas para transportar cargas muy pesadas. Otros capaces de transitar en zonas pantanosas. La lista es muy extensa, pero queda lo más importante: que realmente empiecen a ser partícipes del día a día.

Robotizar el almacenaje
Al igual que la robótica y la automatización ya forman parte de la producción, esta industria es responsable de otros cometidos que arrancan cuando el producto atraviesa las puertas de la planta fabril. “Los artículos tienen que llegar al cliente en las mismas condiciones de calidad que se han fabricado”, dice Rafael Salichs, director general de Mecalux, Ingeniería y Sistemas.

Para ello, los almacenes no tienen por qué seguir siendo gestionados de forma manual. Las tradicionales carretillas elevadoras pueden ser sustituidas por transelevadores automáticos, que circulan por los pasillos de las estanterías. Su misión es colocar la carga en la ubicación que corresponda o extraerla con la ventaja de que tales estanterías pueden elevarse hasta los 40 m de altura. Y no sólo es posible robotizar el almacenaje sino que en muchas compañías los pedidos de los clientes o los que abastecen una fábrica hoy día se preparan de forma totalmente automática, al igual que los traslados hasta el muelle de carga de la mercancía que está lista para entregar. Incluso, en ocasiones, los operarios sólo entran en las instalaciones para las rutinarias operaciones de mantenimiento o las esporádicas reparaciones.

Tal como subraya Rafael Salichs: “En España el negocio de la automatización industrial sí está en pleno desarrollo y cualquier empresa, independientemente de su sector, se puede permitir automatizar, con el objetivo de mover cajas o resolver la distribución”. En este caso, lo más significativo, concluye Salichs, “es que un almacén automático tiene un rendimiento cinco veces superior al de uno convencional. Como ventajas principales: ofrece una seguridad extrema, un funcionamiento correcto, un número de errores mínimo y una elevada productividad”.